La rendicontazione delle attività all’interno di una divisione aziendale o di un singolo gruppo di lavoro è di fondamentale importanza per analizzare performance e costi, gestire le scadenze, realizzare stime al fine di diminuire al minimo gli sprechi e massimizzare la produttività. Tutto questo è possibile tramite l’utilizzo di una timesheet app.
Prima però di esaminare i vantaggi di una timesheet app, soffermiamoci un istante per comprendere appieno le potenzialità di questo strumento.
Il timesheet è uno strumento che consente di tracciare il tempo che ogni singola risorsa impiega nel portare a termine i compiti assegnati, fornendo informazioni più o meno dettagliate in merito al loro svolgimento. Ogni timesheet contiene infatti indicazioni di base quali: dati dell’esecutore (ovvero chi sta compilando il documento), data della compilazione, ora della compilazione, tipo di attività svolta. A queste possono essere affiancate informazioni inerenti all’organizzazione interna come lo stato di esecuzione del lavoro o il coinvolgimento di altri soggetti; dettagli sull’attività svolta; informazioni sul cliente quali indicazioni specifiche, priorità individuate e scadenze concordate. È dunque abbastanza intuitivo come un timesheet sia in grado di fornire una visione chiara del livello di efficienza del dipendente, dove bisogna implementare il numero di persone dedicate ad un progetto, come organizzare meglio il flusso di lavoro e se questo sta generando o meno profitto sulla base del tempo impiegato e delle risorse investite.
Da diversi anni le aziende utilizzano timesheet per la gestione delle attività, tuttavia oggi, grazie alle nuove tecnologie, è possibile abbandonare i vecchi modelli in excel e word per passare a timesheet app. Portali HR dotati di modalità self service possono essere ora implementati da moduli timesheet offrendo una serie di vantaggi a dipendenti e manager.
In generale è possibile affermare che l’utilizzo di fogli excel o documenti word rende la compilazione dei timesheet spesso caotica, poco approfondita e particolarmente esposta alla presenza di errori. L’uso di timesheet app consente invece di integrare in maniera automatica le informazioni necessarie (per esempio: nome e cognome, dipartimento, task, informazioni sul cliente) ogni qualvolta il lavoratore accede al sistema, riducendo sensibilmente i margini di errore. Ma vediamo più in dettaglio i principali vantaggi di una timesheet app.
Risparmio di tempo. Il primo vantaggio in assoluto nell’usare una timesheet app è quello del consentire un notevole risparmio di tempo. Attraverso l’uso di un’applicazione il tempo che sarebbe stato speso per inserire manualmente i dati risulta sensibilmente ridotto, potendo essere questi già preimpostati.
Risparmio di costi. Risparmio di tempo significa per un’organizzazione risparmio di costi. I lavoratori, assolto il compito della compilazione del documento in poche mosse, potranno dedicarsi in pieno all’attività da svolgere. Ma non solo. Grazie alla visione d’insieme sempre aggiornata fornita da una timesheet app, i manager potranno gestire in modo più puntuale gli straordinari che saranno così richiesti, o limitati a seconda delle esigenze, ciò eviterà sprechi di budget da parte dell’organizzazione.
Migliora la produttività. Una timesheet app dà ai manager lo stato dell’evoluzione dell’attività in tempo reale consentendo loro di applicare scelte rapide per rimodulare il lavoro in maniera più produttiva ove necessario.
Reportistica accurata. Attraverso una timesheet app i manager potranno facilmente estrarre report su un qualsiasi dipendente o su un intero team e in riferimento a qualsiasi arco temporale: ultimo anno, ultima settimana sino in tempo reale. Tali report poi possono essere condivisi non solo internamente all’organizzazione ma anche col cliente, il quale avrà un'analisi dettagliata di dove sono andati esattamente i propri soldi.
Meno errori. In una timesheet app molto poco del suo completamento dipende dai lavoratori. Eccetto l’indicazione del tempo impiegato, gli altri campi sono generalmente già preimpostati. Gli errori nella compilazione del documento risultano dunque praticamente azzerati.
Accessibilità. Collocata nel cloud la timesheet app è accessibile da qualsiasi luogo dotato di connessione internet e in qualsiasi momento. Una caratteristica questa che rende la versione tecnologica dello strumento particolarmente adatta alle nuove modalità di lavoro ibrido, parte in presenza e parte da remoto.