Gestione lotti e matricole: cosa deve saper fare lo strumento giusto​

Quando la gestione lotti e matricole è più indicata per la movimentazione delle merci? Quali sono i vantaggi, quali le controindicazioni, e come fare per ottenere i primi ed evitare le seconde? 

L’identificazione di partite di prodotto in base al numero di lotto o di matricola è utile principalmente perché riesce a distinguere tra oggetti apparentemente uguali, che in realtà celano importanti differenze. 

L’esempio tipico è quello delle merci alimentari, che possono risultare indistinguibili per composizione o caratteristiche, ma avere origine o data di produzione diversa. Si intuisce allora quale può essere l’importanza di classificare queste merci per numero di lotto: due casse di verdura prodotte in date diverse potranno essere commerciate o confezionate in funzione di questa variabile, così da conservarne freschezza e qualità. 

La gestione per lotti e matricole non è del resto diffusa soltanto nel settore alimentare: anche i settori chimico e quello farmaceutico, tra gli altri, prediligono questo metodo perché garantisce una migliore tracciabilità dei loro prodotti. Nel campo dell’elettronica, allo stesso modo, la classificazione per numero di matricola consente di identificare con precisione ogni componente di un prodotto.  

D’altra parte, una gestione per lotti non è sempre la scelta migliore, in particolare se non fa capo a un sistema di gestione efficiente. In questa evenienza può allora generare complicazioni e indurre rallentamenti, che specialmente quando si lavora su grandi volumi di merce hanno conseguenze nefaste.  

Uno strumento gestionale agile previene questi rischi e assicura una movimentazione delle merci tanto rapida quanto accurata anche usando i numeri dei lotti. TeamSystem Enterprise è uno di questi strumenti: parte del nostro portfolio di soluzioni gestionali, offre funzionalità di magazzino capaci di soddisfare le esigenze che elenchiamo di seguito. 

Cosa deve saper fare lo strumento giusto

Per implementare efficacemente una gestione per lotti e matricole, un applicativo deve poter contare su 3 qualità basilari: automazione, integrazione, usabilità. 

1. La prima caratteristica è necessaria per superare uno degli ostacoli principali della gestione lotti, ovvero la laboriosità delle procedure. Classificare la merce in base ai lotti, o più ancora, al numero di matricola significa infatti elevare il livello di granularità nelle movimentazioni merce.  
   Seguire i movimenti dei singoli lotti è per questo molto difficoltoso e poco pratico da fare manualmente, mentre procedure digitalizzate assicurano precisione e velocità delle operazioni. E il fattore tempo, soprattutto quando si parla di merce deperibile come accade in molte applicazioni della gestione per lotti, è essenziale. 
   
   
2. La capacità di integrazione di più workflow è un’altra componente essenziale del “giusto” strumento di gestione merce per lotti e matricole. Abilita infatti la piena tracciabilità lungo tutto il percorso di filiera, dall’ingresso della merce alla consegna del prodotto finito. 
   Con una gestione per lotti efficace si potranno allora riportare in etichetta tutti i dati identificativi dei prodotti, e così risalire velocemente la filiera quando necessario. Per esempio in caso di richiami, un inconveniente non troppo raro se è vero che il database di SGS conta solo per l’Italia, dal 2019 a oggi, ben 301 richiami di prodotti non alimentari.  
   Ancora, workflow pienamente integrati produrranno importanti efficientamenti produttivi. Aiuteranno tra le altre cose a velocizzare le movimentazioni della merce, assicurare il loro corretto stoccaggio in magazzino, ottimizzare il processo di labeling grazie a una rapida e completa circolazione delle informazioni.
    
3. La semplicità d’uso, infine, è il terzo fattore chiave per assicurare una gestione per lotti ottimale. 
   Un applicativo efficiente, da questo punto di vista, si serve di device portatili per registrare la merce in maniera più celere, creando etichettature rapide all’ingresso o scansionando i barcode già presenti sui colli. 
   Ancora, un sistema di questo tipo semplifica il lavoro degli operatori riducendo la quota di controlli manuali da eseguire attraverso un impiego intensivo di procedure automatizzate. Procedure che potranno naturalmente essere monitorate e corrette se necessario, ma che assorbiranno di default una parte importante del carico di lavoro nella movimentazione delle merci. 

TeamSystem Enterprise, per una gestione lotti e matricole professionale 

Le qualità sopra elencate sono fiori all’occhiello di un sistema come TeamSystem Enterprise. Concepito per seguire end-to-end le attività di un’azienda moderna, offre un modulo di gestione magazzino che abilita una movimentazione delle merci rapida, semplice e ad elevato coefficiente di automazione. 

Tra le funzionalità di TS Enterprise, ci sono allora opzioni di classificazione rapida della merce in ingresso in base al numero di lotto o di matricola. Questo viene generato automaticamente dal sistema e può quindi essere apposto e scansionato da semplici terminalini wireless in uso agli operatori. 

Questa classificazione consentirà di seguire più agevolmente la merce lungo tutto l’iter di magazzino. Permetterà per esempio di adottare un sistema di tipo FiFo, First In First Out, per lo stoccaggio che ne salvaguardi l’integrità. Ancora, abiliterà l’integrazione dei movimenti di magazzino con quelli di vendite e acquisti, in modo da efficientare l’intera filiera. 

Semplicità d’uso ed elevata automazione si accompagnano così a una stretta integrazione delle procedure di movimentazione merce all’interno dei workflow aziendali. Il risultato è un miglioramento netto nelle capacità di monitoraggio e tracciamento delle operazioni, in base al quale elevare gli standard qualitativi, i livelli di compliance, e la soddisfazione dei consumatori.