L’utilizzo di un portale HR con modalità self-service, insieme all’uso dell’Intelligenza Artificiale, all’HR automation e all’e-recruiting è verso dove stanno puntando maggiormente le Digital HR, le nuove Risorse Umane che associano alle competenze degli esperti del settore un ventaglio di strumenti tecnologici per raggiungere una maggiore efficienza e migliori risultati nella selezione e gestione del personale, vero motore dell’impresa.
Punto d’incontro tra l’azienda e il suo personale, un portale HR semplifica svariate attività in capo alle Risorse Umane dispendiose in termini di tempo e, contemporaneamente, offre ai dipendenti un maggiore controllo sulle informazioni. Al portale HR infatti hanno ingresso mediante login non solo i professionisti delle Risorse Umane, ma tutti i dipendenti in modalità self-service che ora possono accedere alle informazioni su buste paga, orari e benefit, aggiornare i propri dati e altro ancora.
Aziende di ogni dimensione posso trarre diversi vantaggi dall’utilizzo di un portale HR. A seguire i principali.
Grazie all’uso di un portale HR l’ufficio del personale potrà risparmiare moltissimo tempo demandando agli stessi lavoratori l’inserimento di informazioni che rientrano nella gestione quotidiana di un’azienda: aggiornamento dati personali, presenze, partecipazione a progetti formativi. Così come compiere delle attività in maniera snella, per esempio consegnare i cedolini che ora potranno essere inviati automaticamente nell’account personale del dipendente. Il tempo risparmiato potrà essere speso nel portare avanti attività più strategiche e di valore.
L’accesso ad un portale HR dove ritrovare un gran numero di informazioni sul proprio team permette ai manager di prendere decisioni migliori. Con pochi click i manager possono modulare il piano ferie, verificare il numero di assenze dal lavoro, partecipazione alla formazione nonché il livello di competenze raggiunto, finanche monitorare il costo complessivo degli straordinari prodotti dai dipendenti. Oltre naturalmente a poter utilizzare la piattaforma HR per gestire la propria posizione all’interno dell’azienda in quanto essi stessi dipendenti.
Dare ai dipendenti la possibilità di interagire in prima persona con la propria posizione lavorativa mediante l’uso di una piattaforma HR, ovvero senza la necessità di passare dalle Risorse Umane o da altri dipartimenti, consente loro di perdere meno tempo nel disbrigo di pratiche quali richiesta ferie e permessi, scambio turni coi colleghi, inserimento degli straordinari, come anche di effettuare la timbratura del cartellino da remoto (funzione particolarmente rilevante oggi guardando alle nuove modalità di lavoro ibride che stanno prendendo piede), tenersi informarti sui corsi di formazione e iscrivervisi, visualizzare la busta paga. Risolvere rapidamente tutte queste questioni fa sì che i lavoratori si possano concentrare sull’attività.
Dotare i dipendenti della capacità di aggiornare autonomamente le proprie informazioni personali elimina gli errori di immissione dei dati. Se recruiting e onboarding sono realizzati tramite un software HR, collegando i processi direttamente al portale self-service è possibile prevenire errori di inserimento già nelle prime fasi di contatto tra dipendente e azienda. Responsabilizzando i dipendenti le possibilità di informazioni imprecise possono essere notevolmente ridotte.
I nuovi portali HR dispongono di app mobili complementari che consentono l'accesso da qualsiasi dispositivo connesso al web. Ciò è stato reso possibile dalla diffusione del Cloud che ha consentito a ciascun dipendente, manager, responsabile HR di accedere al sistema con un proprio account personale ovunque ci si trovi e in qualsiasi momento.
L’uso di un portale HR in azienda non porta solo vantaggi pratici. Ciò che è emerso durante la pandemia è la centralità delle persone all’interno dell’organizzazioni, le quali si trovano ora ad impegnarsi nel trovare strumenti e approcci che ne esaltino il valore come lavoratori, ma anche individui. A mettere in allerta le aziende numerose ricerche nazionali e internazionali che mostrano come i dipendenti sono pronti a lasciare il lavoro, e molti lo stanno già facendo (gli esperti la chiamano “Great Resignation”), non tanto per ottenere stipendi più alti o posizioni prestigiose, quanto per raggiungere un livello di benessere superiore e recuperare motivazione. Cosa fare dunque? Perso di efficacia gli incentivi in denaro o i benefit di vario tipo, ciò che le aziende devono fare oggi è perentoriamente creare un'esperienza positiva del lavoro stesso impegnandosi a offrire equilibrio e flessibilità tra lavoro e vita privata, far sentire i dipendenti apprezzati e connessi, rimodellare e rafforzare la cultura organizzativa guardando alle nuove esigenze reali della forza lavoro. In questo contesto un portale HR fa la sua parte.
Come abbiamo detto sopra, infatti, un portale HR con modalità di gestione self-service consente ai dipendenti di consultare e apportare modifiche alle proprie informazioni personali che vanno dalle ferie alle retribuzioni, dai programmi di benefit aziendali ai percorsi formativi disponibili per sviluppare le proprie competenze e capacità e crescere all’interno dell’organizzazione, ed essa con loro. Avere accesso diretto e un maggiore controllo sulle proprie informazioni migliora la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti; dipendenti più coinvolti tendono ad essere più fedeli all’azienda, e anche più produttivi.