HR automation: trend e tendenze dell'HR 4.0

Sviluppare processi di HR automation non solo aumenta l'efficienza e la produttività delle Risorse Umane ma di tutta l’organizzazione, contribuendo a creare un ambiente di lavoro migliore e più attrattivo anche agli occhi dei talenti esterni che si punta ad acquisire. Ma andiamo per ordine.

Secondo la ricerca Gartner Top 5 HR Trends and Priorities for 2022, tra le sfide con le quali gli HR manager dovranno confrontarsi nel breve c’è la necessità di gestire una nuova modalità di lavoro ibrida con la stragrande maggioranza dei leader delle risorse umane (95%) che prevede che almeno un gruppo dei propri dipendenti lavorerà in remoto dopo la pandemia. E c’è anche la necessità di acquisire urgentemente nuove competenze considerando che il 29% delle skill richieste in un annuncio di lavoro tipo nel 2018 saranno obsolete entro il 2022, ovvero adesso, complice il balzo tecnologico verificatosi nell’ultimo anno e mezzo. Ma la digital transformation non deve essere vissuta dalle HR solo come un problema da gestire, bensì come una risorsa da sfruttare, anche internamente alla stessa divisione.

Da diversi anni, bisogna dirlo, le Risorse Umane hanno già intrapreso un percorso di transizione verso le Digital HR, affidandosi per alcune attività a software HR. Ora questa tendenza non solo ha registrato un energico impulso nell’ultimo periodo, ma sta andando consolidandosi tanto da poter individuare al suo interno altrettante tendenze: applicazioni di realtà aumentata o realtà virtuale per un apprendimento più coinvolgente; intelligenza artificiale e machine learning per l'analisi di grandi mole di dati; ma prima di ogni cosa l’HR automation. È mediante l’implementazione di processi di HR automation che i professionisti delle Risorse Umane si liberano da lunghe e tediose attività standard conquistando tempo da poter dedicare ad attività più complesse come il processo decisionale e la strategia.


I vantaggi dell’HR Automation
 

Le Risorse Umane gestiscono offerte di lavoro, screening dei candidati, onboarding, benefit aziendali, monitoraggio delle prestazioni, offboarding e altro ancora. Quando un'azienda si amplia o si rinnova, ha più sedi o lavora da remoto, può diventare davvero complesso portare a termine tutte queste attività in modalità manuale. Affidare questi processi all’HR automation consente di essere più competitivi e accresce il valore che gli esperti HR portano alla loro azienda. Sono infatti numerosi i vantaggi conseguenti all’affidarsi all’HR automation.

Migliora l’efficienza. La capacità di migliorare l’efficienza all’interno della divisione Risorse Umane è il primo vantaggio in assoluto associato all’utilizzo di processi di HR automation. Esaminare manualmente tutta una serie di documenti, in primis i CV, può essere un'attività che richiede molto tempo, ripetitiva ed estremamente inefficiente. L’HR automation migliora la produttività grazie alla rapida elaborazione e condivisione dei dati.

Onborading più efficace. Sviluppando un processo di onboarding automatizzato sarà molto più semplice e rapido condividere con i nuovi assunti accessi ai software, informazioni, contatti, materiale informativo, che potranno diventare così operativi in breve tempo.

Meno errori. Essendo il processo automatizzato la possibilità di commettere errori nella trascrizione dei dati è per lo più azzerata. 

Migliora la candidate experience. Quando il personale delle Risorse Umane è immerso nelle attività amministrative, spesso non ha tempo o dimentica di compiere alcune attività che possono compromettere l’esperienza dei candidati, come l’invio di un’email di riscontro o la condivisione di un documento propedeutico all’onboarding. Candidati, assunti o meno, che hanno avuto una buona esperienza con l’azienda sono più propensi nel futuro a ricandidarsi e a parlare bene di essa migliorando l’employer branding. 

Riduzione dei costi. Il risparmio di tempo equivale anche alla riduzione dei costi, soprattutto quando il team delle risorse umane può diventare più produttivo.


Le attività che si prestano ad essere automatizzate da un software HR
 

Vediamo ora concretamente dove l’HR automation trova applicazione.

Processo di recruiting. Pubblicazione degli annunci di lavoro, monitoraggio delle risposte, screening CV, valutazioni pre-assunzione. Queste sono alcune delle attività all’interno del processo di selezione del personale che possono essere demandate ad un sistema di HR automation, liberando i recruiter che si potranno dedicare ad altri compiti più strategici. 

Processo di onboarding. L’onboarding include diverse attività anche abbastanza lunghe e noiose ma che richiedono estrema attenzione: dalla raccolta di documenti alla condivisione degli accessi. Tutto questo può essere fatto automaticamente consentendo un enorme risparmio di tempo e riducendo la possibilità di errore. 

Processo di offboarding. Una certa quantità di attività, abbastanza noiose ma necessarie, vanno svolte anche quando il lavoratore lascia l’organizzazione: dalla chiusura del contratto all’uscita dai programmi di benefit alla restituzione di eventuali strumenti. Un sistema di HR automation guida con efficienza in tutti i passaggi da assolvere. 

Richiesta di ferie, permessi e assenze per malattie. Tramite l’utilizzo di un software HR con applicazione self-service che consenta l’accesso in autonomia da parte dei dipendenti può aiutare nella gestione delle richieste ferie e permessi e delle eventuali assenze per malattia.

Gestione delle prestazioni. Le Risorse Umane sono tenute a tenere traccia, misurare e analizzare le prestazioni di un dipendente allineandole agli obiettivi aziendali. Un software di gestione automatizzata delle prestazioni semplifica il processo, lo mantiene privo di pregiudizi, garantisce un processo decisionale equo.


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