Esistono almeno 3 motivi per investire oggi in un gestionale aziendale. Per capirne le ragioni, sarà utile dare uno sguardo alla situazione attuale in Italia. L’ultima edizione dell’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (Desi 2019) della Commissione europea ci colloca complessivamente al 24° posto su 28 Paesi membri Ue, ma sancisce un piazzamento migliore (19°) nell’integrazione delle tecnologie digitali tra le imprese, che sale in 14ª posizione nella condivisione di informazioni per via elettronica e addirittura in quinta con riferimento alla fatturazione elettronica. Segno che sull’utilizzo del gestionale aziendale o ERP (Enterprise Resource Planning) le nostre aziende dimostrano una maturità superiore rispetto ad altre voci rilevate nel Desi, mentre devono fare dei passi importanti sul versante dell’e-commerce, tuttora poco diffuso tra le PMI. La circostanza che la fatturazione elettronica abbia ormai preso piede tra le piccole e medie imprese rivela l’obbligo di legge introdotto con l’ultima legge di Bilancio e ci porta al primo motivo per cui è giunto il momento di investire in un gestionale aziendale.
Un gestionale aziendale, o ERP (Enterprise Resource Planning), è una soluzione software integrata che supporta le aziende nella gestione e nell'ottimizzazione di tutte le loro attività operative e amministrative. Per le PMI, in particolare, un gestionale per aziende rappresenta uno strumento essenziale per centralizzare e automatizzare processi chiave come contabilità, gestione delle risorse umane, controllo di magazzino, vendite e acquisti. Questo tipo di software consente di ridurre gli errori manuali, migliorare l'efficienza operativa e fornire una visione completa e in tempo reale delle performance aziendali. Inoltre, grazie alla modularità degli ERP moderni, le PMI possono adattare il sistema alle loro specifiche esigenze, aggiungendo o rimuovendo funzionalità man mano che il business evolve. In un contesto di mercato sempre più competitivo e digitalizzato, disporre di un gestionale aziendale avanzato permette di prendere decisioni informate, migliorare la collaborazione interna e rispondere rapidamente alle nuove sfide e opportunità.
Negli ultimi anni il legislatore italiano sta cercando di spingere, e talvolta di favorire, la digitalizzazione delle aziende nostrane. L’esempio della fatturazione elettronica, alla quale una vasta platea si è dovuta conformare dall’inizio del 2019, va letto in questo senso. Ma è ancora più indicativo il Piano nazionale Impresa 4.0 con cui si cerca di accelerare, con agevolazioni e incentivi, il percorso di digital transformation delle PMI. Il primo motivo, perciò, che rende conveniente l’adozione, o la sostituzione nel caso in cui si disponga di un ERP obsoleto, di un gestionale per aziende dipende dalla possibilità di attingere a risorse che possono abbattere i costi relativi. Se prima, quindi, il TCO (Total Cost of Ownership) poteva spaventare, adesso misure come l’iper e il super ammortamento o il credito d’imposta R&S sono l’occasione per avviare quei processi di innovazione tecnologica e organizzativa rimandati per troppo tempo a causa della mancanza di capitali.
La fiscalità di vantaggio e i provvedimenti richiamati sopra sono soltanto la circostanza favorevole di cui tener conto. In realtà, il secondo motivo che dovrebbe far propendere verso un gestionale ERP aziendale moderno e performante è più importante del primo. Riguarda, cioè, l’efficientamento dei processi che non è più possibile realizzare in assenza di un gestionale aziendale di ultima generazione. Se in passato, infatti, sacche improduttive e rallentamenti nell’operatività potevano essere tollerati a fronte di posizioni di leadership consolidate, negli scenari attuali questo non è più possibile. Tra volatilità dei mercati e volubilità dei consumatori, per continuare a essere competitivi bisogna governare l’intero workflow ottimizzando tempi e risorse. Ciò significa che è necessario conoscere in profondità tutto ciò che accade dentro la propria organizzazione, a cominciare da una gestione integrata dell’insieme dei dati connessi a ciascuna area, funzione, dipartimento. Che è poi il contributo più rilevante, e la vera differenza, degli ERP odierni a confronto di quelli sviluppati fino a pochi anni orsono.
Solitamente i classici gestionali aziendali consentono di presidiare la parte amministrativa (ciclo attivo e passivo), quella economico-finanziaria, quella commerciale, la produzione, la logistica ecc. Oggi tutto questo non basta più. Nel senso che costituisce comunque la base, ma non è più sufficiente a garantire prestazioni all’altezza delle sfide sui nuovi mercati, la cui dinamicità obbliga a un continuo adeguamento delle tecnologie a supporto del business. Un ERP concepito una decina di anni fa, o persino 5 anni addietro, presenta una serie di limiti applicativi, incompatibilità, difficoltà di integrazione con tool recenti che rischiano di renderlo inattuale. Basti pensare, ad esempio, all’esigenza di trovare sbocchi all’estero e di internazionalizzarsi che richiede funzionalità specifiche nell’architettura informativa e che, invece, non sempre si trovano nei sistemi IT installati a suo tempo. Il terzo motivo, in definitiva, che dovrebbe orientare le PMI a investire in un gestionale per aziende contemporaneo è rappresentato da quelle caratteristiche di apertura e l’integrazione con tecnologie fintech e blockchain sempre più necessarie per cogliere le opportunità di un mercato in continua evoluzione.
Un ERP modulare consente di partire con le funzionalità strettamente necessarie e di espandere gradualmente il sistema, senza doverlo sostituire o stravolgere. Questo approccio permette di allineare la tecnologia alla maturità organizzativa dell’impresa, ottimizzando l’investimento e riducendo i rischi operativi. La scalabilità è oggi un requisito imprescindibile per qualsiasi impresa che voglia innovare senza compromettere la stabilità dei processi.
Un sistema ERP flessibile accompagna l’azienda nella crescita, sia sul piano operativo che su quello geografico. Che si tratti di aprire nuove sedi, lanciare linee di prodotto o affrontare mercati internazionali, il gestionale deve poter gestire strutture organizzative complesse, lingue e normative differenti, multi-valuta, fiscalità locale.
L’approccio modulare consente di configurare rapidamente nuove entità all’interno del sistema, mantenendo un controllo centralizzato ma con la flessibilità necessaria a garantire autonomia operativa a livello locale.
L’evoluzione normativa, la trasformazione tecnologica e i cambiamenti nelle preferenze dei consumatori impongono alle imprese un adattamento continuo. Un ERP moderno deve essere in grado di recepire rapidamente questi cambiamenti, supportando aggiornamenti frequenti e personalizzazioni leggere.
La flessibilità non riguarda solo la tecnologia, ma anche la capacità dell’organizzazione di rispondere al cambiamento con processi fluidi e dati affidabili. In questo senso, la modularità consente all’ERP di diventare un vero abilitatore strategico, anziché un vincolo.