ERP: ecco cosa sono i software gestionali usati nelle imprese

Enterprise resource planning. Questo è il significato dell’acronimo ERP. Si traduce in italiano con pianificazione delle risorse di impresa: si tratta quindi di un concetto che rimanda a tutti i processi di business, alla loro ottimizzazione, alle best practice per governarli e così via. È però ormai consuetudine parlare di ERP riferendosi, in particolare, ai software di gestione, applicativi capaci di integrare le varie attività aziendali in un unico sistema.

 

Che cos'è l'ERP

Il gestionale è, prima di tutto, un grande collettore di dati che centralizza e raccoglie in un unico database tutte le informazioni aziendali, in modo da restituire una panoramica dell’andamento dei processi aggiornata, un patrimonio di conoscenza facilmente fruibile e condivisibile.

L’ERP è più propriamente un sistema solitamente composto da moduli (contabilità, magazzino, vendite, acquisti eccetera) che permettono di gestire ogni singolo processo d’impresa. Mentre, infatti, in passato agli ERP si delegavano soprattutto attività contabili/amministrative sempre più ora essi gestiscono anche altri aspetti quali la supply chain e le risorse umane, fino a includere anche le funzionalità per l’enteprise performance management, ossia pensate per supportare i decisori nella pianificazione, previsione e poi comunicazione dei risultati finanziari.

 

Quali sono le caratteristiche degli ERP

L’ERP può essere un validissimo alleato nella gestione dei processi, ma deve avere una serie di caratteristiche che gli facilitino il compito in azienda.

Prima di tutto deve essere flessibile, cioè sapersi adattare alle esigenze di ogni specifica azienda. Per questa stessa ragione la soluzione prescelta deve essere personalizzabile in modo semplice e, se serve, supportata da un partner tecnologico che favorisca e accompagni la sua adozione.

La facilità di integrazione dipende anche dall’ambiente IT (hardware e software) che si trova ma l’ERP deve offrire tutti i connettori possibili per essere interoperabile con molteplici applicazioni.

Naturalmente, l’applicativo deve essere modulare per coprire tutti i bisogni e scalabile, in modo che ciascun utente finale possa decidere di aumentare la propria dotazione tecnologica arricchendola di funzioni e, parallelamente, anche aumentando il numero di postazioni utente servite.

Gli ERP poi possono essere venduti con licenza d’uso tradizionale e installati presso le macchine dell’utente ma sono anche erogabili in cloud, ovvero Software as a service per cui viene corrisposto un canone di abbonamento.

Gli ERP di ultima generazione possono contare su tecniche di Business intelligence che permettono funzionalità di creazione di report sempre più evolute, basate su analisi multidimensionali, sfruttando intelligenza artificiale eccetera.

 

Come funziona un software ERP

I sistemi gestionali si basano su un’unica struttura di dati presente in un database comune, l’introduzione di nuove informazioni (normalizzate a seconda di definizioni e regole proprie di ciascuna azienda) contribuisce quindi a mantenere sempre aggiornato il patrimonio informativo dell’azienda.

Questo costrutto principale viene interconnesso con tutte le funzioni aziendali agevolando e razionalizzando i flussi di lavoro e l’interscambio di informazioni tra reparti e, quindi, tra tutte le persone che hanno accesso all’ERP stesso.

I software ERP sono inoltre scritti con un approccio prescrittivo, cioè pensati al fine di promuovere una riprogettazione dei processi aziendali. Mostrando tutti i dati che caratterizzano ogni singolo processo offrono infatti uno spaccato oggettivo e attuale di quel che avviene in azienda in modo che i decisori abbiano gli elementi per migliorare l’efficienza aziendale in termini di riduzione dei costi, di miglioramento dell’efficienza.

Integrando, come si è visto, sempre più funzioni e sfruttando tecniche di intelligenza artificiale, gli ERP possono mettere in relazione le informazioni provenienti dai vari reparti per fare pianificazione, per esempio, per quanto riguarda l’approvvigionamento, organizzare al meglio la produzione eccetera.

 

Quali sono i vantaggi nell'usare un ERP in azienda

Il primo vantaggio immediatamente sperimentabile da un’organizzazione che adotta un ERP è quello di aver un unico repository di dati sicuro e aggiornato e non troppe fonti di informazioni disomogenee e ridondanti. Sfruttando un gestionale che promuove massima integrazione, duplicazioni e disallineamenti delle informazioni saranno quindi solamente un brutto ricordo.

Inoltre, le interazioni tra i vari processi saranno semplificate e sarà possibile abilitare funzioni di elaborazione dei dati che propongano azioni che migliorino i risultati aziendali. E tutto questo all’insegna di una maggiore trasparenza, il che rappresenta un valore anche per quanto riguarda la compliance.

In generale, una migliore gestione influisce positivamente sulla qualità dei processi: avere un cruscotto centralizzato che offre in tempo quasi reale la rappresentazione oggettiva di come si stanno svolgendo le attività si riflette su efficienza e produttività.

Scendendo più nel dettaglio, i benefici derivanti da un ERP sono: un incremento della collaborazione e, d’altra parte, della capacità di coordinamento da parte del management, diminuzione dei costi operativi e di gestione, una più semplice user experience da parte di tutte le funzioni aziendali e poter fruire di insight aziendali ottimizzati per essere più efficaci sul mercato riducendo i rischi. Sfruttando un gestionale si è, in pratica, più bravi, veloci e precisi risparmiando sui tempi e sui costi.

Da un punto di vista più strettamente tecnologico, avere un applicativo di questo tipo vuol dire poter contare su un’infrastruttura consistente cui tutti i collaboratori possono far riferimento. E tanto più il software avrà un design intuitivo quanto più avrà tassi di adozione elevati da parte degli utenti, cosa non del tutto scontata considerando che le novità incontrano spesso resistenza al cambiamento.

 

Quanto costa un sistema ERP

Il costo di un sistema ERP dipende da una lunga lista di variabili per cui indicare un valore numerico è praticamente impossibile.

In primo luogo, la spesa dipende dall’azienda in cui deve andare a inserirsi, da quali esigenze l’azienda ha e se le è sufficiente partire con un modulo base (per esempio, la contabilità) oppure se intende implementare più funzioni.

La prima grande discriminante è la scelta tra acquisto delle licenze o servizio in cloud.

In entrambi i casi, poi bisogna calcolare il numero di utenti che adopereranno il sistema, più nello specifico nel caso di soluzioni in pay per use la tariffa è quantificabile preventivando le ore/uomo d’uso del sistema.

Tra le voci di costo vi sarà anche la tipologia e la quantità di dati che si devono convertire il che si ripercuote sull’impegno che deve essere dedicato alla migrazione.

Vi è poi la spesa necessaria per programmatori specializzati e sviluppatori che devono realizzare le personalizzazioni necessarie, nel caso in azienda non si abbiano le competenze per farle.

Ancora, il costo di un ERP può dipendere anche dal tipo di report che si vuole richiedere al sistema.

A tutto questo si devono aggiungere gli investimenti che eventualmente possono servire per allineare l’infrastruttura hardware e networking e quelli per la manutenzione e l’aggiornamento (che nel caso si opti per una soluzione in cloud sono invece appannaggio del software provider).

Nell’implementazione di una soluzione gestionale, vi possono poi essere alcuni costi nascosti relativi a tutto ciò che occorre per organizzare prima e poi implementare e avviare il progetto.

Tutti i rappresentanti delle varie funzioni devono sedersi attorno a un tavolo per esprimere le proprie esigenze, spiegare come stanno funzionando i loro processi e come possano essere innovati, quali informazioni critiche posseggono e a quali vorrebbero avere accesso con maggiore semplicità. Accanto all’IT ciascun responsabile di divisione deve preventivare tempo e risorse per seguire l’implementazione della soluzione, per offrire i criteri utili a fare, se occorre, pulizia dei dati, per testare l’efficacia delle customizzazioni, gestire la fase di transizione e formare i dipendenti che dovranno utilizzare l’ERP.

Si tratta di costi non quantificabili ma che sicuramente possono essere gestiti nel migliore dei modi rivolgendosi a un partner tecnologico di fiducia che possa contare su referenze di progetti simili portati a termine con successo in diversi ambienti industriali, incluso ovviamente il proprio.

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