Introdurre con i propri fornitori un nuovo metodo di lavoro più agile e trasparente sfruttando uno strumento in cloud flessibile ed economico capace di gestire vari formati di documenti: questo il fine della soluzione CATA_Supplier_Portal, che permette di fare l'albo fornitori on line.
Il significato di un albo fornitori nelle aziende private
Un’azienda non necessariamente di grandi dimensioni, ma che abbia un elevato numero di fornitori deve gestire un quantitativo di burocrazia di vaste proporzioni. Nello svolgimento delle attività della supply chain si generano infatti una serie di documenti, si scambiano messaggi di posta elettronica, in alcuni casi circolano ancora fogli di carta. Predisporre un albo fornitori software significata organizzare un processo che altrimenti rischia di essere molto frastagliato.
Le aziende private (basti pensare ai settori automotive e GDO) che hanno un certo potere contrattuale all’interno della filiera possono chiedere ai propri fornitori di usare un portale per interagire e promuovere maggiore efficienza e immediatezza nella gestione di tutte le pratiche.
Fare l’albo dei fornitori online: come funziona la soluzione Cata
Il primo grande vantaggio offerto dalla soluzione CATA_Supplier_Portal progettata per la costruzione dell’albo fornitori consiste nella possibilità di far qualificare direttamente i propri interlocutori sul portale, predisponendo la modulistica dove poter inserire tutte le informazioni di cui si ha bisogno. Impostando la richiesta di dati in base al proprio business, sarà lo stesso software poi a segmentare i fornitori in base alle tipologie di merci acquistate o a quel che si preferisce.
Il portale consente poi di abilitare alle richieste di offerta e anche di scambiare direttamente i documenti necessari per fare gli ordini (descrizioni, foto, disegni tecnici eccetera). Il prodotto Cata consente la gestione di formati standard in modo da facilitare tutte le comunicazioni incluso l’invio, al termine del processo, delle fatture elettroniche. Le stesse conferme d’ordine, per esempio, possono essere effettuate tramite portale, così come possono essere presentati i piani di consegna.
Ugualmente, i sistemi di comunicazione utilizzati possono essere molteplici, dall’EDI – Electronic data interchange all’FTP ed SFTP, passando naturalmente per la posta elettronica.
Cata supporta l’adozione di questa tecnologia affiancandosi non solo al proprio cliente ma, se necessario, anche ai singoli fornitori che, magari poco avvezzi alla tecnologia, abbiano bisogno di un supporto per la messa in opera della soluzione e per disegnare e implementare nuove procedure, offrendo così un servizio a 360 gradi.
Qualsiasi sia il livello tecnologico del fornitore, una volta iniziata a usare la soluzione egli avrà modo di rendersi conto della velocità e della semplicità di organizzazione del processo di fornitura.
Cosa fa Cata_Supplier_Portal
Cata_Supplier_Portal è un portale in cloud, non vincola quindi al download di applicazioni e può essere usato in qualsiasi ambiente informatico semplicemente accedendovi via browser ed è estremamente flessibile per rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda. Si tratta di una piattaforma B2B che si occupa di gestire le attività di approvvigionamento, le pianificazioni delle consegne, il controllo della produzione e di supportare le attività di sviluppo prodotto.
L’azienda, proponendo al suo fornitore Cata_Supplier_Portal, gli chiede di contribuire a costituire il catalogo di prodotti e servizi inserendo tutte le sue informazioni, accompagnandolo in questo lavoro. A questo punto il portale consente di inserire il buyer di riferimento, di fare richieste di quotazioni e di creare ordini di acquisto e relative conferme.
Mediante il portale è possibile poi gestire le bolle di consegna, eventuali contestazioni dei materiali e tutto quanto concerne i documenti inerenti ai pagamenti, come fatture elettroniche o richieste di note di credito.
Ogni dato proveniente da documenti generati dal sistema o recepito da canali di comunicazione segue, infatti, un workflow prestabilito, ed è il programma stesso a ricordare gli step da compiere per non perdere alcun passaggio e condurre i processi aziendali nel modo più veloce ed efficace possibile.
D’altra parte, un software di questo tipo restituisce sempre la fotografia aggiornata del rapporto cliente fornitore, una visione molto utile da entrambi i punti di vista.
