Passano gli anni per tutti, anche per il gestionale aziendale della tua impresa, che rischia di essere diventato un software obsoleto. Quel cuore che un tempo batteva giovane e allegro, sostenendo con leggerezza il peso di un’azienda che cresceva, a poco a poco è diventato un lento stantuffo che arranca. E che non fa più quel che deve. Fogli Excel diventati ingestibili, software basati su vecchie tecnologie poco flessibili, sistemi dimenticati da software house che non aggiornano più i loro prodotti, prezzi per gli upgrade in crescita vorticosa e insostenibile: il gestionale aziendale, nato per agevolare le funzioni d’impresa, a volte si trasforma in un vero peso. E obbliga a fare i conti con la dura realtà: mantenerlo o sostituirlo? Una scelta importante, ma decisiva per il futuro del business.
Perché il software non può essere obsoleto
Fra gli innumerevoli stimoli cui l’imprenditore deve far fronte, le pressioni del tempo giocano un ruolo di primo piano. Saper essere al passo con il momento, mantenendo lo sguardo fisso al futuro, è cosa necessaria, ma tutt’altro che facile. Il gestionale aziendale, in questo quadro, rappresenta una delle cartine di tornasole decisive. Un business sano e lungimirante, soprattutto in uno scenario sempre più intricato e complesso, deve poter contare su strumenti di gestione affidabili, precisi, veloci e flessibili. Capaci di svolgere tutte le operazioni fondamentali per l’attività, di ridurre tempi e costi, fornire risposte rapide, consentire visioni strategiche e incidere in modo positivo sulla qualità del lavoro. Si tratta di obiettivi che il tempo ha reso realistici, ma ai quali può ancora essere difficile arrivare in assenza delle giuste condizioni.
Capire se il software è obsoleto
Un software aziendale ormai obsoleto, diventato incapace di sostenere il peso del business, non di rado finisce per costituire un freno allo sviluppo. E dunque un problema. Ma come si arriva a questo punto? E come si fa ad accorgersene?
Il primo fattore in grado di determinare la progressiva inadeguatezza di un software aziendale obsoleto e mai rinnovato è quasi lapalissiano: il passare del tempo. L’azienda con gli anni cambia, cresce, si adegua a nuovi schemi e nuovi mercati. Altrettanto dovrà dunque fare, se l’obiettivo è la competitività, il software che ne gestisce tutto il flusso produttivo: pena un progressivo allontanamento dalle richieste della clientela.
Ma un gestionale aziendale può “invecchiare” (e diventare insostenibile) anche per numerosi altri motivi:
- obsolescenza tecnologica, ovvero incapacità di allinearsi alle funzioni implementate dalle novità del mercato;
- insostenibilità economica, dovuta all’imposizione di costi per funzionalità che non rispondono alle reali esigenze aziendali;
- abbandono da parte della software house, soprattutto nel caso di gestionali aziendali di matrice artigianale, le cui aziende madri sono nel tempo sparite o sono state assorbite da grandi gruppi;
- sviluppo ed evoluzione dell’impresa, che non si ritrova più nel “vestito” del suo software tradizionale e necessita di un “abito nuovo”, che si adegui meglio alle nuove forme del business e alle funzionalità che si sono sviluppate nel corso del tempo.
La presenza di una o più di queste critiche condizioni, in un contesto aziendale voglioso di mantenere la sua posizione di mercato, dovrà dunque indurre a riflessioni importanti.
Cosa fare davanti al software obsoleto
Appurata l’obsolescenza del gestionale aziendale in uso, resta l’incognita: che cosa fare? La scelta fra modernizzare e cambiare il software potrebbe sembrare scontata, agli occhi di un imprenditore. Vuoi per la paura del cambiamento, che nel contesto italiano delle PMI è da sempre innata, vuoi per la resistenza ad affrontare spese importanti, o ancora per i timori ispirati dalle possibili conseguenze della migrazione dei dati su una nuova piattaforma, potrebbe sembrare a primo avviso prudente e ragionevole puntare esclusivamente sul passo meno impattante. Ovvero una semplice modernizzazione, valutando fra le nuove opzioni disponibili quella più vicina all’esistente. Ma, a ben vedere, la scelta non è così scontata. E spesso non sarà la ricerca del risparmio a pagare sul lungo periodo.
Un partner per cambiare il software gestionale obsoleto
Fondamentale in questo contesto è affidarsi ad un System integrator, il professionista che funge da intermediario fra le novità del mercato e il patrimonio applicativo gestionale dell’azienda. Sarà lui, forte di una competenza costantemente aggiornata sui tempi, a leggere lo stato di salute dell’impresa e a guidare le mosse aziendali in termini di adeguamento del software obsoleto. Se la situazione oscilla fra un business moderno e un sistema gestionale decisamente vecchio e superato, la valutazione delle possibili ripercussioni negative - dovute al tentativo di ridurre i costi con la semplice modernizzazione di software ormai inefficienti - indurrà il management ad un inevitabile cambio di rotta, con l’introduzione di un gestionale aziendale al passo con i tempi. Per evitare dunque di dover affrontare costi ulteriori sul lungo periodo, cambiare il software gestionale con una nuova suite ERP potrebbe essere la soluzione migliore: un gestionale aziendale di ultima generazione potrà infatti modellarsi, grazie anche al sostegno di un buon System integrator, sul corpo dell’impresa. Vestendola di un abito che, a seguito di un’analisi dei processi, troverà la sua giusta forma in un perfetto compromesso fra mantenimento dello standard e personalizzazioni.
L’importanza di affidarsi al professionista giusto
Ma da che cosa si distingue un buon System integrator? E come lo si sceglie, per esser certi di arrivare ad un gestionale aziendale che faccia realmente al nostro caso? Per non farsi ingannare da proposte facili e ingannevoli risparmi, un’azienda lungimirante dovrà essere capace di individuare la miglior struttura di consulenti sulla base di alcune caratteristiche imprescindibili. Il System integrator ideale è infatti un’azienda strutturata di professionisti aggiornati, capaci, elastici, operativi e visionari nella loro abilità di immaginare soluzioni personalizzate e adeguate alla singola realtà. Un gioco di squadra fatto di competenze diverse e integrate, in grado di sostenere l’azienda nelle scelte e nell’implementazione di tutte le componenti di un progetto ERP.
Software obsoleto: i compiti laterali del system integrator
Al System integrator spettano anche compiti laterali, in assenza dei quali è bene diffidare della sua reale competenza: una certa importanza dovrà infatti essere riservata alla formazione del personale, che non potrà essere lasciato solo nel passaggio alla nuova tecnologia, ma dovrà essere costantemente seguito ed affiancato per smorzare l’impatto con le novità e rendere fluido il processo di cambiamento. Oltre a ciò, il System integrator dovrà anche fornire le giuste coordinate della transizione, inquadrando le dimensioni del cambiamento, dando un’informazione esaustiva all’azienda senza sottovalutare momenti fondamentali quali la migrazione dei dati o l’analisi preliminare dei processi. Proprio puntualizzando la reale entità, finanziaria e temporale, di ogni passaggio, il System integrator, attraverso un metodo strutturato e persone skillate, metterà il CFO aziendale nelle condizioni di valutare il concreto impatto della transizione, evitando passi falsi e sorprese in itinere: in buona sostanza, dovrà essere estremamente trasparente e chiaro.
Dopo la modernizzazione del software obsoleto
Altra importante caratteristica di un buon System integrator, assolutamente da considerare in fase di scelta, sarà infine la certezza che saprà offrire per il futuro in termini di assistenza, affiancamento e roadmap del prodotto. Offrirà assistenza post go live, formazione continua sulle nuove funzionalità del software prescelto, input costanti all’azienda per innovare processi e funzioni aziendali attraverso l’evoluzione della piattaforma scelta e accompagnerà gli utenti ed il top management verso l’innovazione continua. Sarà lui a guidare il vero cambiamento, in termini di procedure e di competenze, dell’impresa. E dunque la scelta di un professionista capace rappresenterà per l’azienda il primo e più importante passo verso il suo stesso futuro.
