Software albo fornitori: perché serve nella gestione degli ordini

Che ruolo ha un software per l’albo fornitori? O meglio, che ruoli? Agevolare l’azienda nella ricerca e selezione dei fornitori in base alle singole esigenze che man mano le si presentano, rappresentare uno strumento di efficientamento del rapporto cliente fornitore e non solo. Le aziende con tanti fornitori, più o meno grandi e più o meno digitalizzate, si pensi per esempio alla GDO e all’automotive, possono infatti usare uno strumento di questo tipo per implementare processi più efficaci sia al proprio interno sia nella catena di fornitura.

Una indagine condotta da Adaci (Associazione Italiana Acquisti e Supply Management) durante il lockdown della scorsa primavera ha sottolineato come per i manager del procurement, accanto alla priorità assoluta di ridurre i costi e rendere i processi più agili, si ponesse anche il bisogno di migliorare la gestione dei fornitori. Gli acquisti infatti rappresentano una delle voci di bilancio più rilevanti per le aziende.

Se quindi la digitalizzazione del Procurement risulta essere sempre più interessante per le aziende, d'altra parte al momento, solo poco più della metà (il 53%) delle aziende oggetto dell'Osservatorio DigitalB2b 2020 - 2021 ha dichiarato di aver adottato software per almeno una delle 13 fasi che compongono il processo di approvvigionamento, tra cui vi è la creazione dell'albo fornitori.

 

Che cos'è un albo fornitori elettronico

Sfruttando un software per l'albo fornitori è possibile creare un archivio digitale online dove sono resi facilmente disponibili dati dettagliati e aggiornati inerenti ai fornitori potenziali e attivi.

Uno strumento di questo tipo ha l'obiettivo di supportare l'azienda nei suoi piani di approvvigionamento. Un software per l’albo fornitori, nello specifico, è progettato per garantire un incremento della trasparenza e per favorire processi di equità, oltre alla razionalizzazione degli acquisti.

Questo tool è anche un valido alleato sul fronte della comunicazione, in quanto permette uno scambio immediato di informazioni in merito a ordini, disponibilità, piani di consegna e tutto ciò che ruota attorno ai pagamenti e alla logistica.

 

Ecco cosa fa un software per l'albo fornitori

Il primo compito di un software per l’albo fornitore è quello di creare l’albo stesso, o più precisamente di guidare i fornitori nel compilare il catalogo che dovrà contenere tutte le informazioni necessarie all’azienda per collaborare.

A questo punto l’azienda potrà assegnare a ciascuna società un buyer di riferimento interno che gestirà i rapporti direttamente mediante quello che a tutti gli effetti diventa un vero e proprio portale che non si limita a raccogliere informazioni. Esso, infatti, può consentire di utilizzare tutti i canali di comunicazione dalla mail a EDI – Electronic Data Interchange, FTP e anche la trasmissione mediante lo SDI delle fatture elettroniche.

Attraverso una soluzione software evoluta, è possibile dunque gestire gli ordini di acquisto, le conferme relative, fare una lista riepilogativa mensile delle fatture, così come le richieste di note di credito, le comunicazioni dei pagamenti e conservare il riepilogo di tutto lo storico delle interazioni.

 

Albo fornitori digitale alla base della gestione degli ordini, ecco perché

Alla base di una piattaforma completa B2B di gestione della supply chain si pone la creazione e la iscrizione dei propri interlocutori di business all'albo dei possibili fornitori. A partire da questo sarà infatti poi possibile assegnare a ciascuno di loro un buyer che gestisca lo scambio di comunicazioni, che faccia le richieste di quotazione e poi, nel caso, che invii le domande per avere la fornitura.

Si tratta di tutta una serie di procedure concatenate tra loro: basti pensare, per esempio, che gli ordini di acquisto devono poter contenere i riferimenti delle richieste di quotazione.

Adottare quindi una soluzione software evoluta per quanto riguarda l’albo fornitori consente di mantenere sempre un legame stretto tra i diversi documenti relativi ai fornitori stessi, per facilitare tutti i passaggi successivi alla gestione degli ordini.

Infografica - Portale dei fornitori