Secondo uno studio recente citato da ICG Consulting1, il 60% delle imprese spende oggi più tempo nella gestione dei rapporti con i fornitori rispetto a quanto faceva in passato. Una piattaforma software, in questo senso, può assicurare maggiore efficienza e un non trascurabile risparmio di risorse. Questo in particolare quando i processi di procurement coinvolgono più attori.
Il software di un portale fornitori, d’altra parte, deve avere caratteristiche ben precise per risultare davvero efficace. In particolare, scegliere una soluzione attentamente calibrata sulla propria situazione permette di risparmiare ancora più tempo, e ottimizzare l’impiego di risorse preziose.
Alcuni must-have di un software portale fornitori sono quelli elencati di seguito.
1. Compatibilità e usabilità
Una piattaforma per la gestione dei fornitori è essenzialmente uno strumento di comunicazione e scambio di informazioni. Per questo compatibilità e praticità di accesso sono essenziali. Un buon software, per esempio, deve permettere il caricamento dei documenti nei due versi, lato buyer e lato supplier. Inoltre, deve essere in grado di gestire i differenti formati di file impiegati nei diversi contesti aziendali.
L’usabilità è un altro aspetto chiave, che può attivamente contribuire all’efficienza delle operazioni di procurement. Un portale di interscambio semplice da usare e con funzionalità sufficientemente chiare può essere utilizzato in completa autonomia senza richiedere competenze specialistiche. In questo modo facilita il lavoro di tutti gli attori coinvolti in questo processo.
2. Tracciamento
Le procedure di approvvigionamento possono essere decisamente complesse, e articolarsi in trattative piuttosto lunghe. Ciò implica anche lo scambio di una mole importante di documenti: richiesta di quotazioni su una fornitura, aste sui prezzi, piani di consegna, ordini di acquisto e così via.
Per tenere traccia di tutto il workflow relativo a un approvvigionamento, dunque, il software di un portale fornitori deve permettere all’azienda e ai suoi partner di accedere allo storico delle operazioni in corso e di quelle concluse. Ciò permette di non perdere informazioni rilevanti ed evita di duplicarne altre.
3. Portabilità
Un altro ottimo sistema per risparmiare tempo prezioso, e ottimizzare anche l’impiego delle risorse, è quello di avere accesso al portale anche in mobilità. Soluzioni software cloud-based, in questo senso, offrono migliori garanzie sia per quanto riguarda l’accesso ai dati sia per ciò che concerne la loro condivisione.
Un portale fornitori accessibile in cloud, in altre parole, consente di verificare i dati di un processo di acquisto. Gli operatori possono così lavorare anche fuori dalla sede aziendale, e da qualsiasi device, con un notevole risparmio nei tempi operativi.
4. Adattabilità
Lo sviluppo software di un portale fornitori o, meglio, il ricorso a una piattaforma preconfigurata, richiede una buona conoscenza dei processi di procurement aziendali e del settore di riferimento. Ogni settore ha proprie norme, e ogni azienda segue proprie procedure nella fase di approvvigionamento. Un portale fornitori può allora snellire la fase di compliance stabilendo criteri di accesso e selezione proprio in base al rispetto di determinate precondizioni.
Al tempo stesso, ogni azienda ha una propria organizzazione interna, e nell’organizzazione del ciclo passivo, di cui va tenuto conto. Per questo, l’adattabilità del software è un altro importante requisito per chi vuole dotarsi di una soluzione davvero efficace. Può essere utile, allora, rivolgersi a system integrator qualificati, in grado di “tarare” la soluzione scelta alle proprie necessità.
CATA_Supplier_Portal per risparmiare sul serio
La piattaforma sviluppata da CATA soddisfa tutti i requisiti sopra elencati:
- è una soluzione ad elevata compatibilità e capacità di integrazione nell’infrastruttura gestionale;
- offre un pacchetto di funzionalità completo e al tempo stesso praticità d’utilizzo anche senza competenze specialistiche;
- permette di creare, scambiare e tracciare tutti i documenti che servono in fase di procurement, mantenendo il legame tra i diversi documenti e l’accessibilità delle operazioni;
- viene fornito in modalità Software as a Service, e per questo è accessibile da un semplice browser e su differenti device; al tempo stesso può essere fruita anche in modalità on premise;
- è un software flessibile, e può essere riconfigurato in base alle esigenze dell’azienda o del tipo di utenti.
In ultima analisi, CATA_Supplier_Portal è un ottimo esempio di software portale fornitori che può effettivamente far risparmiare tempo e denaro nelle procedure di procurement. Può ottimizzare le relazioni cliente-fornitore centralizzando i processi, snellendo il workflow, migliorando l’accesso ai dati e favorendo una comunicazione più effettiva e precisa tra le parti coinvolte.
