Tra gli effetti che la situazione di emergenza ha determinato, anche le PMI sono state costrette a rivedere i propri processi organizzativi e a comprendere l’importanza di dotarsi di un software per ottimizzare la gestione dei fornitori.
Il software portale fornitori per PMI è infatti un prezioso strumento per centralizzare e rendere immediato lo scambio di documenti e informazioni lungo la filiera B2B. Mediante il portale, è sempre possibile avere un quadro aggiornato della situazione fornitori: di tutte lo loro caratteristiche così come dello stato ordine/ricezione delle merci, in modo da poter verificare tutte le informazioni necessarie per eventualmente intervenire e aumentare le performance di business.
L’utilità di adozione di una piattaforma di questo tipo è indubbiamente legata ad alcuni prerequisiti:
- Avere un elevato numero di fornitori da gestire: più sono i fornitori e più sarà efficiente demandare direttamente a loro la gestione e l’inserimento dei loro dati anagrafici a sistema;
- Avere il potere contrattuale per imporre uno standard tecnologico alla catena di fornitura. Ad esempio, la trasmissione degli ordini in formato EDI oppure il caricamento a sistema (direttamente dal fornitore) di un piano di consegne della merce ordinata;
- Più numerosi sono i documenti che scambiamo, in tutte le fasi della rapporto di business con il fornitore, maggiore sarà l’utilità di avere un unico repository, organizzato, per la gestione della documentazione.
Quali criteri deve adoperare una PMI per scegliere il software più adatto per costruire il suo portale fornitori?
Per accrescere concretamente il livello di qualità dei processi e promuovere una gestione dei fornitori più trasparente e all’insegna di un rapporto di partnership più fluido, è necessario che ogni PMI valuti una serie di criteri per scegliere il software più giusto per sé.
Tra le principali caratteristiche di un software per la creazione di un portale fornitori per le PMI vi deve essere la fruibilità: è molto importante accertarsi che l’interfaccia utente sia semplice, utilizzabile da fruitori che non abbiano particolari competenze tecniche.
Inoltre, è fondamentale che sia accessibile da qualsiasi dispositivo anche in mobilità, in modo da agevolare smart working e lavoro da remoto.
Flessibilità e capacità di integrazione rappresentano i fattori indispensabili per far sì che la soluzione si adatti a ciascuna realtà organizzativa.
Infine, è utile che il software per il portale fornitori scelto abbia completezza di funzioni, incluse, per esempio, le notifiche di scadenze, connettori per scambio documenti, richieste di quotazioni, invio dei piani di consegna.
Che cosa fare una volta adottato un software per il portale fornitori per PMI
L’obiettivo finale dell’inserimento in azienda di un portale fornitori per le aziende di tutte le dimensioni è porre un tassello basilare per la digitalizzazione della supply chain. Esso, infatti, semplifica ad esempio le attività di approvvigionamento e supporta nella qualificazione dei fornitori, nella pianificazione degli ordini e nel monitoraggio della precisione delle consegne.
Per fare tutto questo e molto di più, una volta adottata la soluzione, prima di tutto, è necessario procedere all’integrazione della piattaforma con gli altri strumenti che compongono l’ecosistema applicativo dell’azienda (in primis software gestionale e gestione documentale) e quindi connetterlo ai vari canali di comunicazione usati dall’organizzazione per trasmettere informazioni internamente ed esternamente ai partner.
Il passo successivo è rappresentato dall’assegnazione degli account e dei privilegi di acceso ai dati, in modo da garantire massima protezione delle informazioni.
Per far funzionare al meglio il sistema serve poi configurarlo con i parametri più opportuni per catalogare virtualmente i dati e renderli facilmente recuperabili.
Infine, è imprescindibile procedere alla formazione del personale per assicurarsi che il software venga sfruttato da tutti e, di fatto, procedere al change management che permetterà l’allineamento dei processi alle potenzialità che la tecnologia installata è in grado di esprimere.
L’importanza di un partner tecnologico cui fare riferimento
Compiere con successo tutte queste operazioni legate all’introduzione di una piattaforma di gestione dei fornitori può non essere immediato, soprattutto per le PMI, quindi un partner tecnico referenziato anche dal punto di vista consulenziale può rappresentare un valido alleato.
La scelta del partner tecnologico deve essere effettuata con attenzione: oltre infatti alle competenze tecniche e alla disponibilità della piattaforma software (per evitare di partire da zero nella scrittura del software) servono competenze specifiche su tutti i passaggi fondamentali del ciclo passivo aziendale; sono molte infatti gli aspetti che si riescono ad automatizzare ed efficientare solo se, a seguito di un’analisi approfondita, si mettono in gioco competenze tecniche ed organizzative specializzate.
