New Crazy Colors (azienda attiva dal 1993 nella realizzazione di vetrine per i negozi di lusso con due sedi -una a Monza e una in Cina - e poco meno di quaranta dipendenti) è stata protagonista di un importante progetto di rinnovo del proprio gestionale a cui si è aggiunta l’integrazione della soluzione di CRM al fine di trarre pieno valore da tutti i propri dati.
In tale contesto, Cata, mettendo a frutto le proprie competenze tecniche e consulenziali e il suo bagaglio di esperienza, ha rappresentato il partner tecnologico di riferimento, affiancando l’azienda utente in tutte le fasi del lavoro di aggiornamento e innovazione, dall’analisi dell’ambiente preesistente alla migrazione.
Le fasi di realizzazione del processo
New Crazy Colors utilizzava per lo più esclusivamente per l’area contabile una versione ormai obsoleta di un gestionale TeamSystem. Con l’obiettivo di rinnovare il proprio ambiente IT e integrare nuove funzionalità ha quindi deciso di mantenere la tecnologia di questo vendor facendone l’upgrade. Non solo, ha deciso di aggiungere funzionalità CRM al fine di consolidare il patrimonio di conoscenza inerenti ai suoi clienti.
L’azienda si è dunque rivolta a Cata e con essa ha creato due gruppi di lavoro (uno dedicato all’ERP e uno al CRM) coinvolgendo, da parte di New Crazy Colors, un capo progetto tecnico, il responsabile commerciale, il responsabile acquisti e, lato Cata 3 consulenti applicativi specializzati nelle soluzioni Gestione Progetti e Commesse, CRM e Area Finance.
La prima fase che si è svolta è stata quella dell’analisi della situazione tecnica e organizzativa preesistente, è quindi seguita l’implementazione della nuova soluzione. Gli utenti hanno potuto fare training on the job in un ambiente parallelo per non esporre a rischio di perdita i dati e la migrazione vera e propria sarà effettuata in autunno.
Le qualità di un system integrator
L’azienda utente aveva già autonomamente deciso di rinnovare la propria tecnologia confermando la propria fiducia nei prodotti TeamSystem, ma ha cambiato il proprio partner tecnologico.
I criteri cui New Crazy Colors ha fatto riferimento per scegliere Cata sono stati in primo luogo le competenze, intese non solo come skill tecniche ma anche e soprattutto la conoscenza del settore in cui l’azienda stessa opera in modo da poter avere indicazioni precise e mirate.
In generale, l’azienda utente cercava una realtà che presidiasse i propri clienti fornendo risposte in tempi brevi.
La tecnologia utilizzata
Lato tecnico, per quanto riguarda l’hardware vi è stata una revisione minima dell’infrastruttura già interamente virtualizzata in modo da potenziare la capacità di calcolo.
Sul fronte software, la nuova soluzione adottata dall’azienda è Teamsystem Enteprise e, più nel particolare, si è deciso di sfruttare le funzionalità standard dei diversi moduli di tale software gestionale, poiché le necessità espresse dall’azienda utente sono state soddisfatte con l'avvio di moduli software verticali specifici come Gestione Progetti e Commesse e CRM.
Il ruolo svolto da Cata
La struttura dedicata da Cata a supporto dei clienti ha avuto un ruolo di primo piano nella valutazione, accanto all’azienda stessa, della dotazione hardware e software.
Una volta individuata la soluzione, Cata ha organizzato un periodo di formazione e dopo la fase di test e rilascio ha, comunque, affiancato gli utenti per gestire l’operatività quotidiana.
Il passaggio successivo è stato rappresentato dall'implementazione del modulo Gestione Progetti e Commesse e quindi dall'inserimento del CRM per gestire la nuova organizzazione vendite e marketing.
Le attività di change management e riorganizzazione interna seguiranno al completamento della migrazione e vedranno impegnata ovviamente New Crazy Colors per la definizione e il radicamento dei nuovi metodi di lavoro. Cata resterà come punto di riferimento anche in quest’ambito rimanendo a disposizione per aiutare in caso di necessità.
