La digitalizzazione di accise e documenti di accompagnamento per la circolazione dei prodotti è una pratica ormai fondamentale per snellire, semplificare e velocizzare le procedure necessarie per adempiere alle normative in materia doganale: a partire da questa considerazione, la società Alessandro Gaeta ha voluto implementare una soluzione a supporto di questi processi che garantisse i più alti standard di sicurezza e conformità. Fondata a Genova nel 1917, l’azienda produce specialità chimiche per il settore industriale, marittimo ed energetico che vende in Italia, Europa e resto del mondo e possiede licenze di esercizio del deposito fiscale commerciale per i prodotti energetici (ovvero può ricevere, stoccare e spedire questi prodotti, sia in sospensione da accisa che ad accisa assolta).
Le esigenze per una digitalizzazione di accise e documenti ottimale: sicurezza e aggiornamenti
Essendo un deposito fiscale per prodotti energetici, Alessandro Gaeta necessitava di una piattaforma che abilitasse, in maniera agile e affidabile, lo scambio dei dati con l’Agenzia delle Dogane: serviva implementare un software che potesse interconnettere il gestionale SAP in uso con il servizio telematico doganale. La soluzione, secondo le priorità aziendali, doveva garantire i massimi livelli di sicurezza e aggiornamenti costanti. I responsabili del progetto, confrontandosi con alcuni clienti e fornitori che avevano già affrontato scenari simili, hanno individuato in C.A.T.A. Informatica un partner potenzialmente adeguato: dopo il primo contatto e una successiva analisi approfondita dell’offerta proposta, si è dunque deciso di intraprendere il percorso di digitalizzazione accise e documenti in questa direzione.
Il progetto di digitalizzazione accise e documenti con C.A.T.A. Informatica: perché la scelta
La scelta del partner da cui farsi affiancare per il progetto di digitalizzazione delle accise e documenti, per Alessandro Gaeta, è ricaduta su C.A.T.A. in quanto system integrator capace di governare le diverse fasi al cuore dei processi specifici. Il software e il modello operativo proposti, infatti, consentono di risolvere tutte le casistiche previste dalla normativa per i soggetti obbligati che gestiscono sostanze a base alcool, prodotti energetici e tabacchi. In particolare, all’azienda genovese interessava riuscire a:
- digitalizzare i registri di carico e scarico
- inviare e ricevere i documenti di accompagnamento dei prodotti sottoposti ad accisa
- stampare registri fiscali direttamente dalla piattaforma
- aggiornare continuamente le procedure tecniche normative
- integrare il processo di scambio dati dal software gestionale alla piattaforma C.A.T.A.
- abilitare la gestione delle 7 licenze doganali attraverso un unico software
La piattaforma software per la digitalizzazione delle accise e documenti in questione può essere installata presso l’infrastruttura delle aziende oppure erogata totalmente in cloud - come nel caso della società Alessandro Gaeta - ed è integrata direttamente con l’Agenzia delle Dogane. Grazie a questa funzionalità, tanto l'invio dei flussi con le movimentazioni giornaliere quanto l’invio e la ricezione di E-AD ed E-DAS sono automatizzati: si riducono così le attività manuali e le conseguenti possibilità di incorrere in errori.
I vantaggi: meno complessità interne, processi più efficienti e affidabili
Subito dopo l’adozione della piattaforma proposta da C.A.T.A. Informatica, Alessandro Gaeta ha riscontrato importanti benefici, innanzitutto sul fronte della conformità normativa: “Oggi possiamo avere la certezza che i dati trasmessi siano corretti - commenta Alessandro Perra, direttore operativo della società - anche grazie a una serie di controlli automatici eseguiti direttamente dalla piattaforma. La soluzione adottata, inoltre, presenta un’interfaccia utente molto semplice e intuitiva, che rende la gestione dei flussi meno onerosa. Grazie al modello di erogazione in cloud, tutti gli aggiornamenti del software di digitalizzazione accise e documenti - sia a livello tecnico che normativo - sono eseguiti direttamente dall’ufficio sviluppo C.A.T.A., con il vantaggio di avere una tecnologia sempre allo stato dell’arte”. L’azienda, inoltre, non deve più effettuare interamente le procedure di backup: la mansione è a carico dell’ufficio tecnico del system integrator, che se ne occupa quotidianamente per garantire sempre i massimi livelli di sicurezza. Non solo: un ulteriore vantaggio offerto dal cloud è la possibilità, da parte degli operatori, di raggiungere la piattaforma da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo, anche in mobilità.
Assistenza specializzata, dedicata e in tempo reale: un valore che fa la differenza
Per adempiere alla normativa nei tempi e nei modi corretti, poter contare su un’assistenza costante e sulle competenze di un fornitore altamente specializzato sul tema della digitalizzazione di accise documenti è un requisito necessario. Basti pensare che la telematizzazione dei movimenti deve essere eseguita giornalmente e che l’appartamento degli EAD, ovvero i documenti che accompagnano la merce in sospensione di accisa, va completato entro ventiquattro ore: “La conoscenza delle problematiche di settore da parte di C.A.T.A. - sottolinea il direttore - è stata molto preziosa: abbiamo parlato fin da subitola stessa lingua e ci siamo quindi concentrati sui temi chiave, che sono il processo del flusso doganale e la correttezza dei dati. Per noi, è stato inoltre fondamentale disporre di un servizio assistenza puntuale, preparato e sempre presente, che rappresenta un supporto decisivo anche in caso di verifiche doganali”. Uno dei servizi di maggior valore offerti da C.A.T.A., in quest’ottica, è infatti l’help desk dedicato in tempo reale fornito sia attraverso numero telefonico dedicato che online da remoto ma anche on-site, oltre che con modalità di assistenza Gold in occasione di eventuale verifica da parte di funzionari doganali presso la sede del cliente.
