Ogni impresa che intenda intraprendere un percorso verso la piena efficienza aziendale deve avvalersi dei giusti strumenti di gestione del business. Per ciascuna realtà imprenditoriale esistono, infatti, soluzioni dedicate capaci di condurre ai migliori risultati, ma il requisito essenziale resta lo stesso per tutte: avvalersi di un sistema ERP. Senza un Enterprise Resource Planning avvicinarsi all’obiettivo della massima efficienza aziendale diventa estremamente complicato, a volte impossibile. Ecco perché un management proiettato al successo ha il dovere di dotarsi di questo essenziale strumento di gestione, scegliendo la declinazione che più si adatta alle proprie specifiche esigenze.
Una piattaforma che offre una panoramica sull’architettura ERP di tutta l’azienda
Un ERP è l’evoluzione dei cosiddetti sistemi MPR (Material Requirements Planning), nati dapprima per pianificare i fabbisogni dell’impresa e quindi per gestire le risorse di produzione. Questa funzione di allocazione oggi rappresenta solo una costola dei moderni ERP, che hanno invece ampliato la loro sfera d’influenza all’intera architettura aziendale. Si tratta di un’evoluzione ovvia: gli ERP nascono, infatti, come strumento di implementazione dell’efficienza aziendale, un concetto che non si ferma al solo approvvigionamento dei materiali né ai soli rapporti fa costi e vendite, ma coinvolge l’impresa nel suo complesso.
Ma come si giunge alla scelta della giusta architettura ERP per incrementare l’efficienza aziendale? I sistemi gestionali di tipo ERP offrono all’impresa, a differenza dei predecessori, una visuale a 360 gradi dei processi interni, dei workflow, delle attività correlate e delle performance. Si tratta, nel concreto, di una piattaforma di gestione centralizzata votata all’ottimizzazione dei processi dal punto di vista operativo, strategico e direzionale.
In generale gli ERP oggi più diffusi coprono di default le aree fondamentali dell’impresa:
- area amministrativa e contabile;
- magazzino;
- acquisti (mediante i moduli MRP);
- produzione;
- gestione del personale;
- vendite;
- distribuzione.
Quali sono i vantaggi di un software ERP
A livello generale, la maggiore efficienza aziendale che si può raggiungere tramite un software ERP deriva da alcuni fattori che lo caratterizzano. Anzitutto perché un ERP moderno è in grado di coprire tutte le aree elencate sopra, dotando l’impresa di una serie di moduli che possono essere implementati anche in maniera progressiva e, mano mano, integrati fra di loro. In secondo luogo, l’adattabilità di questo sistema informativo fa sì che si possa conformare facilmente al business e alla sua evoluzione. L’apertura di nuove sedi, ad esempio, o l’aggiunta di ulteriori linee produttive possono essere supportate ricorrendo a funzionalità aggiuntive dello stesso ERP. Il che coincide con un abbattimento nei tempi di rilascio di un ulteriore software e in una riduzione dei costi che una nuova implementazione comporterebbe per l’organizzazione. Il terzo vantaggio di un software ERP, infine, si focalizza sulla sua predisposizione nativa a dialogare con altre Business Application, come ad esempio i CRM o i WMS, alle quali l’ERP si può collegare.
Configurare il giusto ERP per incrementare l’efficienza aziendale
In sostanza, l’ERP rappresenta la base di partenza sulla quale verranno innestate poi le integrazioni a vantaggio delle specifiche realtà. Un esempio? Le aziende attive nel comparto retail avranno necessità di raccogliere in tempo reale il venduto dei negozi o ancora avere visibilità delle giacenze dei prodotti dislocati nei vari punti di vendita. Imprese vocate alla produzione, invece, avranno bisogno di concentrarsi sulla pianificazione delle risorse con l’MRP e sul monitoraggio di una serie di indicatori (percentuale di scarti, controllo qualità, manutenzione degli impianti ecc.) capaci di fotografare in tempo reale l’andamento dell’efficienza aziendale.
La fase di software selection e l’importanza di un valido System integrator
Come influisce tutto questo sulle attività di software selection? Scegliere il giusto ERP per lavorare nella direzione della massima efficienza aziendale vuol dire tenere conto di alcuni fattori:
- identificare i processi operativi che hanno bisogno di essere efficientati;
- evidenziare le esigenze specifiche della propria realtà aziendale;
- analizzare i sistemi legacy e le loro possibilità di evoluzione;
- individuare il giusto System integrator con cui condividere il percorso di adozione del sistema ERP.
Va comunque detto che esistono requisiti dai quali i ragionamenti non possono prescindere. E un management avveduto deve tenerne conto.
- Un buon Enterprise Resource Planning deve essere flessibile e deve sapersi adattare in tempo reale alle esigenze dell’azienda. Deve, quindi, avere la capacità di proporre soluzioni in grado di soddisfare i bisogni delle imprese, ad esempio grazie alle possibilità di essere modulabile e configurabile sulle singole esigenze.
- L’ERP dovrà vantare una buona capacità di dialogo con sistemi diversi in tempo reale, in modo da evitare dannosi sprechi di risorse.
- L’ERP deve avere capacità di integrazione con i programmi già presenti in azienda, i quali potranno a loro volta essere eventualmente integrati nel gestionale stesso; deve saper produrre una reportistica evoluta e utile alle scelte strategiche aziendali.
- L’ERP deve prevedere - anche in modalità Cloud - un DMS (Document Management System), per la gestione dei documenti aziendali, e un software di BI (Business Intelligence) per l’elaborazione dei dati presenti nel database aziendale.
- Un buon ERP deve consentire la scelta fra utilizzo On premise, con installazione presso l’infrastruttura tecnologica aziendale, e soluzione SaaS (Software as a service), utilizzando scalabilità e sicurezza del Cloud.
Va detto, in ogni caso, che la dimensione aziendale e la minore o maggiore maturità digitale possono influenzare e modificare l’itinerario di adozione del giusto ERP. La consulenza di un System integrator preparato e qualificato, in grado di esibire competenze multidisciplinari tecnologiche e organizzative, sarà in grado di guidare l’azienda nelle opportune valutazioni. Non è sufficiente, infatti, scegliere l’ERP più capace di rispondere alle esigenze dell’impresa in questione (anche in relazione alle sue dinamiche di crescita): a questo bisogna affiancare un percorso di change management che possa rimodellare il patrimonio dato da know-how interno e capitale umano. La presenza umana, con il suo apporto culturale e professionale, sarà infatti la vera anima nascosta dietro le nuove tecnologie nel percorso verso la piena efficienza aziendale. E un buon System integrator saprà consigliare gli strumenti capaci di far emergere il valore aggiunto dato proprio da questa immensa ricchezza.
