Software gestionale per una PMI: 8 requisiti

Un buon software gestionale per una PMI è la base di partenza verso la piena maturità del business. Un’azienda capace di affrontare le sfide del mercato ha il dovere di dotarsi degli strumenti tecnologici più performanti: su questa base si costruisce, infatti, il percorso verso il successo e la massima efficienza, in modo da ridurre sprechi, massimizzare profitti e rispondere con reattività agli stimoli.

Un sistema ERP è oggi, la scelta che risponde meglio alle esigenze del mercato. L’Enterprise Resource Planning è la spina dorsale della strategia dimpresa: con la gestione di tutti i processi dell’impresa in un’unica piattaforma, supporta infatti in modo integrato la gestione di tutte le risorse interne e con gli stakeholder esterni dell’azienda. Grazie all'ERP è possibile agire, con un solo sguardo, su tutti i workflow e i flussi di dati, sulle procedure, i processi decisionali e le attività di ogni ambito aziendale, dalla produzione all’area Amministrazione e Finanza, sino alle vendite e alla distribuzione.

 

Cos’è un software gestionale

Prima di inoltrarci nelle caratteristiche che un software gestionale rivolto alle PMI dovrebbe possedere, è opportuno fare una breve premesse per comprendere che cos’è esattamente. Esistono tutta una serie di attività che qualsiasi azienda, sia essa una piccola e media impresa sia un’organizzazione di livello enterprise, deve compiere quotidianamente. In particolare, le funzioni riconducibili nell’ambito del ciclo attivo e del ciclo passivo necessitano che tutte le fasi e i documenti inerenti siano governati contemperando precisione e celerità. Una gestione manuale delle anagrafiche di clienti e fornitori, solo per fare un esempio elementare, sarebbe fonte di potenziali errori e richiederebbe, inoltre, un sforzo da parte delle risorse umane coinvolte costrette a task spesso ripetitivi e di tipo time-consuming. Un software gestionale, al contrario, consente di automatizzare alcune di queste attività, alleggerendo il carico di lavoro dei dipendenti e garantendo un maggiore livello di accuratezza delle operazioni che, per giunta, sarebbero svolte con tempi ottimizzati.

 

Quali sono i vantaggi nell’usare un software gestionale nella tua impresa

Da quanto richiamato sopra, si deduce che un software gestionale può portare diversi vantaggi alla tua impresa, sintetizzabili nel modo seguente:

  • semplificazione nel governo dei principali processi aziendali di natura amministrativa, contabile, logistica, commerciale ecc.;
  • maggiore efficienza nei flussi di lavoro che sono ricondotti a una vista unica e omogenea in virtù di un unico sistema informativo che li presidia;
  • incremento di produttività, poiché i lavoratori possono concentrarsi su attività a maggior valore, mentre al software gestionale vengono affidati i task di tipo routinario e a cadenza programmata;
  • maggiore velocità nelle operazioni derivante dalla loro automazione e dal minore bisogno di attività di data entry;
  • analisi e reporting di livello avanzato grazie alla capacità di attingere a un volume di dati molto ampio, dati variamente incrociabili in base agli obiettivi di business che si intendono conseguire;
  • predisposizione a integrarsi con tecnologie innovative quali cloud e IoT (Internet of Things) con cui accelerare la digital transformation dell’azienda.

 

Quel che un software gestionale non può non avere

L’importanza di un software gestionale, dunque, ormai scontata. Meno immediato è, invece, capire quali siano i requisiti imprescindibili di una buona piattaforma per un’azienda che pretenda precisione, cura dei dettagli, velocità e ampiezza della copertura funzionale dal proprio software gestionale. Quali sono le caratteristiche che un’azienda, al di là delle verticalizzazioni, deve ricercare in questi strumenti e di cui non può e non deve fare a meno? Conoscere questi pilastri è importante per effettuare una software selection avveduta e personalizzata, capace di condurre l’azienda verso la piattaforma migliore.

  1. Un buon software gestionale deve saper sfruttare al meglio le opportunità offerte dal digitale, supportando l’azienda nella sua digital transformation e integrando in tempo reale tutti i processi secondo le specifiche necessità. Deve essere completo, veloce e flessibile e deve saper offrire un ambiente di lavoro semplice e intuitivo, disponibile via web e fruibile in mobilità, in modo da concedere una navigazione uniforme e rapida, in un sistema parametrizzabile, ad esempio attraverso le strutture a moduli, in grado di reperire informazioni con rapidità. Inoltre, deve adattarsi dinamicamente alle richieste e deve saper guidare l’utente nell’utilizzo dell’applicativo.
  1. Un buon software gestionale moderno è integrabile e vanta la capacità di dialogare con sistemi diversi in tempo reale. Deve sapersi adattare e interagire facilmente con tutti i software già installati in azienda, scambiando dati e servizi senza dannosi sprechi di risorse. Da questo dialogo deve saper trarre il risultato più efficiente, massimizzando il controllo dei flussi e le possibilità di elaborazione dei dati provenienti da più fonti (ad esempio sfruttando al meglio l’integrazione con un DMS, Document Management System, che possa gestire l’insieme dei documenti aziendali o ancora avere un software di Business Intelligence per l’analisi dei dati).
  1. Un buon software gestionale è flessibile: sa cambiare ed evolvere nel tempo insieme al business e vanta caratteristiche di modularità e apertura verso tecnologie differenti. Sulla base delle esigenze dell’azienda, inoltre, deve prevedere la scelta fra utilizzo con licenza d’uso, così che il cliente possa installarlo nella propria server farm, oppure in soluzione SaaS (Software as a service), con distribuzione delle funzionalità via Internet, su tecnologia on Cloud.
  1. Un buon software gestionale è sicuro: le funzioni di controllo del software devono garantire i massimi livelli di sicurezza dei dati e del loro utilizzo e offrire la possibilità di inserire diversi livelli gerarchici di approvazione.
  1. Un buon software gestionale è completo: ricco di moduli, funzioni, servizi, soddisfa le esigenze di tutte le tipologie di aziende. Ha quindi modo di interconnettere e controllare tutti i processi di produzione, ad esempio con sensori e connessioni wireless, e sa coprire con numerose funzionalità le necessità orizzontali. Allo stesso tempo, deve saper verticalizzare a seconda del settore di mercato e deve estendersi su tutte le aree funzionali dell’azienda: Amministrazione, Finanza; Tesoreria; Budget e controllo di gestione; Area vendite; Sistema CRM integrato; Area Acquisti e Supply Chain Management; Gestione del magazzino e della logistica; Gestione della Produzione e MES (Manufacturing Execution System); Ufficio tecnico e progettazione; Gestione dei progetti e delle commesse; Gestione delle risorse umane (Rilevazione presenze e piani di carriera); Gestione documentale.
  1. Un buon software gestionale è scalabile: sa seguire le aziende nel loro percorso di crescita, quindi si approccia alle necessità aziendali garantendo una scalabilità delle funzioni e dei relativi investimenti economici.
  1. Un buon software gestionale è pensato per chi lo deve usare e deve essere ridisegnato sulla base dell’esperienza utente: attraverso un ambiente configurabile, ricco di dati, informazioni in tempo reale, menu personalizzabili, deve dare all’utente un’esperienza semplice ma completa, adattabile al device dal quale viene consultato ed alimentato.
  1. Un buon software gestionale deve garantire un percorso di follow-up e una roadmap realistica, soprattutto per il futuro sviluppo di funzionalità 4.0: in questo senso, il supporto e la professionalità del System integrator è fondamentale. Una società di consulenza certificata e qualificata, infatti:
    • sa garantire l’affidabilità e la lungimiranza del prodotto in termini di nuove release e aggiornamenti, ma anche di disponibilità di nuovi prodotti o iniziative promosse dallo sviluppatore del software gestionale;
    • fornisce informazioni tempestive e offre supporto nel mantenimento di sistemi sempre aggiornati, per evitare blocchi dell’operatività;
    • garantisce un servizio di assistenza puntuale, rapido e competente;
    • promuove, monitora e garantisce la formazione degli addetti sul prodotto.

white paper - pmi data-driven