Con un adeguato sistema gestionale, dematerializzazione documenti e workflow nativamente digitali non sono più soltanto un adempimento normativo da rispettare. Diventano piuttosto un’opportunità per rendere più efficiente un’azienda.
CATA e TeamSystem possono aiutare le imprese a cogliere questa opportunità e ottenere una compiuta modernizzazione amministrativa. Dalla conservazione sostitutiva alla firma digitale, offrono infatti soluzioni specifiche per gestire gli elementi chiave della transizione digitale applicata ai processi documentali.
Meglio ancora, CATA può integrare le diverse soluzioni e abilitare una gestione unificata dei flussi documentali. È qui la vera opportunità della dematerializzazione: un modello di creazione e conservazione a norma dei documenti che rende le procedure più rapide e i consumi più bassi.
Insomma, una piattaforma per la dematerializzazione documentale può aiutare le aziende a evolvere in positivo la propria organizzazione interna. E a soddisfare due tipi di esigenze:
- l’adempimento degli obblighi normativi per il pieno riconoscimento dei documenti digitali;
- l’efficientamento e il cost-saving sui workflow documentali
Dematerializzazione documenti: la compliance normativa
Il turning point in materia di digitalizzazione documentale è forse stato l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, nel gennaio 2019. In realtà, la spinta verso la creazione di flussi documentali nativamente digitali nasce ben prima, almeno dall’istituzione del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, nel 2000.
L’e-invoicing ha spinto a dotarsi di sistemi adeguati a una conservazione digitale a norma dei documenti creati. Tale conservazione, per avere validità legale, deve soddisfare criteri specifici fissati da più disposizioni successive tra cui, importante, l’istituzione nel 2018 del GDPR1.
Un ulteriore acceleratore è stato poi il COVID: secondo l’Osservatorio del PoliMI2, il lockdown ha spinto il 23,8% delle imprese italiane a investire in soluzioni digitali, e di queste il 6,8% per applicativi di gestione della firma e il 5,5% in sistemi di conservazione documentale.
Con i limiti e gli inconvenienti del caso, così, molte aziende hanno iniziato a dotarsi di soluzioni per adempiere agli obblighi normativi in materia. Che impongono, in particolare, di:
- apporre firme digitali qualificate ai documenti;
- archiviarli apponendo una marcatura temporale e garantendone l’immodificabilità;
- utilizzare repository, interni o in cloud, conformi a criteri di sicurezza e tutela dei dati.
È un insieme di precondizioni per la dematerializzazione documentale che impone alle aziende di affidarsi a soluzioni professionali e con adeguate credenziali. Il rischio è, altrimenti, di esporsi in un’area critica della propria operatività, come pure di andare incontro a sanzioni o altre penalizzazioni.
Da questo punto di vista, TeamSystem offre le giuste garanzie per una digitalizzazione documentale a norma e insieme efficace. Più ancora, mette a disposizione con TeamSystem ERP un sistema gestionale che centralizza e ottimizza tutti i passaggi ad essa relativi.
Come CATA e TeamSystem agevolano la dematerializzazione documentale
La piattaforma di gestione documentale di TeamSystem (TeamSystem DMS) permette di creare, firmare, trasmettere e archiviare a norma di legge tutti i documenti necessari per le attività dell’azienda.
Ottimizzando tutti i passaggi di un workflow amministrativo, ad esempio, la piattaforma migliora l’efficienza dei flussi documentali, ne garantisce la sicurezza e ne facilita la fruizione. Ciò tanto per l’uso interno, perché crea un unico repository per le diverse pratiche gestite in azienda, sia per l’uso esterno, perché abilita una comunicazione più efficace con i referenti esterni dell’azienda, siano essi le PA, l’AgID, consulenti, clienti e fornitori
TeamSystem DMS è ben integrata con TeamSystem Digital, piattaforma in cloud deputata alla gestione dei processi digitali. Può così garantire il rispetto dei requisiti di immodificabilità e sicurezza dei dati conservati, e insieme alleggerire la sua infrastruttura di una mole significativa di dati. La reperibilità è assicurata, così come la possibilità di accedere e consultare velocemente i documenti quando è il caso.
TeamSystem DMS è in sostanza una piattaforma fruibile on premise oppure in cloud in grado insieme di garantire la compliance e assicurare l’efficienza dei processi di dematerializzazione documentale.
CATA Informatica, come system integrator certificato TeamSystem, può assistere nell’implementazione di questapiattaforma, aiutando i manager aziendali a individuare e attivare i flussi documentali più adeguati alle esigenze dell’impresa.
Il risultato è che è possibile utilizzare le funzionalità del software per creare workflow ad hoc, più snelli, rapidi ed efficienti. Un vantaggio significativo e un passo notevole in direzione di quel paperless office che potrebbe cambiare decisamente in meglio l’organizzazione interna delle aziende.
1 Fonte: AgendaDigitale
2 Fonte: Digital4
