L’adozione di app per la rilevazione presenza è una conseguenza logica di mutamenti di lungo periodo nell’organizzazione aziendale. La forza lavoro opera ormai in maniera decentrata e flessibile, e gli eventi degli ultimi anni hanno consolidato questa tendenza.
Se quindi, come rileva l’Osservatorio del Politecnico di Milano1, in futuro le aziende italiane avranno oltre 4 milioni di smart workers da gestire, servono nuovi strumenti per riuscire nel compito.
Uno di questi strumenti può essere appunto una app per la rilevazione presenza da remoto. Adeguatamente integrata in una soluzione di gestione HR all-in-one come la suite TeamSystem HR proposta da CATA Informatica, questa può favorire inoltre forme di comunicazione più agile, nei due versi, tra azienda e dipendenti.
Vediamo allora, di seguito, quattro importanti benefici che derivano dall’utilizzo di tali app.
1. Flessibilità
Forse il primo vantaggio immediato che segue all’utilizzo delle app nella rilevazione delle presenze, e il loro primo obiettivo. Se il lavoro si produce in buona parte fuori dall’ufficio, un’applicazione che raggiunge il dipendente direttamente sul suo smartphone può risolvere criticità operative dei sistemi tradizionali.
Va detto che una mobilità più accentuata non è soltanto la conseguenza dello smart working. Ci sono infatti tutta una serie di figure professionali la cui job description non prevede la presenza continuativa in ufficio. Un buon esempio è quello di chi svolge servizi di supporto e assistenza tecnica, costretto spesso e volentieri a passare in sede solo per la formalità della rilevazione presenza.
Come già ribadito, il modello organizzativo delle aziende sta effettivamente evolvendo verso forme più agili e richiede, quindi, un approccio più flessibile anche nell’amministrazione delle risorse umane. Se il KPI non è più il monte ore ma l’obiettivo raggiunto, la rilevazione delle presenze può assumere un altro significato, ma una app resta comunque uno strumento più adatto in questo contesto.
2. Compliance
La gestione della compliance è un altro elemento da non sottovalutare, e un ulteriore punto a favore delle app. Infatti, la timbratura virtuale è soggetta a norme stringenti, e d’altra parte può esporre l’azienda a vulnerabilità importanti.
In uno studio commissionato da IGDP e Abbrevia2, il 16% dei direttori del personale interpellati segnalava possibili abusi da parte dei dipendenti, mentre il 10% aveva individuato potenziali furti di dati in conseguenza del passaggio allo smart working.
Sia per ottemperare alle disposizioni sul monitoraggio dei dipendenti, sia per proteggersi dai rischi di data breach, allora, le aziende hanno bisogno di strumenti affidabili e specializzati.
Una app di rilevazione presenza riesce così a bilanciare esigenze di amministrazione, tutela della privacy e sicurezza. Inoltre, integrandosi con altri applicativi, può garantire l’aggiornamento costante su policies, linee guida, diritti e doveri delle parti in causa. Il quadro normativo di riferimento è infatti in continua mutazione, e un sistema digitalizzato permette di allinearsi più rapidamente.
3. Efficienza
Una app di rilevazione presenze risponde quindi, in primo luogo, all’esigenza di tracciare il lavoro in mobilità. Inoltre, assicura la necessaria compliance normativa e procedurale per questa modalità organizzativa. Una app ben congegnata, però, può fare anche di più: efficientare la gestione amministrativa del personale, abilitando un flusso dei dati più rapido e preciso.
In questo senso la rilevazione delle presenze semplifica la vita tanto al dipendente, che diventa meno vincolato all’ufficio, quanto al dipartimento HR. I dati relativi alle presenze, ai permessi, ai buoni malattia e le altre informazioni relative all’operatività del personale vengono così trasmessi più agevolmente.
A partire dalla rilevazione in tempo reale delle presenze attive, è possibile stilare più puntualmente cedolini, buste paga e altri documenti amministrativi. Inoltre, si riesce a monitorare più a fondo la produttività dei dipendenti e dell’azienda.
4. Integrazione
La suite TeamSystem HR, di cui C.A.T.A. è Partner System Integrator, offre un ottimo esempio delle potenzialità di una integrazione funzionale di una app di rilevazione in una soluzione specializzata per il comparto HR.
L’app opera secondo le linee guida di tutela della privacy e trattamento dei dati sensibili, e quindi garantisce la conformità a tutte le principali linee guida normative. Grazie alla sua integrazione nella suite TeamSystem, abilita inoltre un workflow più snello.
CATA potrà quindi aiutarti nel mettere in campo una vera e propria mobile people strategy per arrivare a una più efficace comunicazione, nei due sensi, tra dipendente e azienda. Per l’azienda, ciò significa per esempio rilevare le timbrature in mobilità, verificare le performance e inviare comunicazioni ai dipendenti. Per questi ultimi, significa invece consultare più agevolmente la propria timesheet, i cedolini paga o altre informazioni, e ricevere anche in mobilità le comunicazioni dell’azienda.
A partire da questo set di funzionalità, CATA e TeamSystem HR costruiscono insomma un modello di gestione amministrativa più efficiente, che sfrutta automazioni di processo e data flow agili per velocizzare le pratiche di amministrazione del personale e risolvere le criticità.
L’integrazione di una app gestione presenza in un sistema dedicato produce così un beneficio concreto a livello amministrativo e, più in generale, nell’intera organizzazione aziendale.
1 Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano
2 Fonte: Il Sole 24 Ore
