L’efficienza e la digitalizzazione dei processi HR rappresentano anche nel delicato universo sanitario una leva strategica per garantire continuità operativa, qualità del servizio e benessere organizzativo. Ne è un esempio concreto il percorso intrapreso da Smart Clinic, realtà sanitaria in forte espansione, che ha scelto di affidarsi a CATA Informatica per digitalizzare e semplificare la gestione delle presenze e dei processi approvativi in 14 sedi dislocate sul territorio italiano.
Una rete sanitaria moderna con esigenze complesse
Smart Clinic nasce nel 2014 come progetto del Gruppo San Donato e, nel 2024, diventa una joint venture tra Gruppo San Donato, Generali Italia e GKSD. Oggi conta 14 strutture operative in tutto il territorio italiano (tra cui Oriocenter, Bicocca, Certosa, Stezzano, Torino, Roma) e punta a diventare la rete di poliambulatori più importante in Italia.
Il modello organizzativo di Smart Clinic è innovativo: ambulatori specialistici e diagnostica per immagini all’interno di strutture facilmente accessibili, con orari estesi anche nei weekend. A questo si aggiunge un'offerta articolata su più discipline, con particolare attenzione ai servizi per le aziende con la Medicina del Lavoro, la Sorveglianza Sanitaria e i Percorsi Welfare, a cui si aggiungono la fisioterapia, la chirurgia laser, la medicina estetica, l’allergologia e la psicologia pediatrica.
Un contesto dinamico, multisede, con orari differenziati e un numero crescente di dipendenti: oltre 83, distribuiti su più presìdi. In questo scenario, gestire presenze, turni, ferie, permessi e flussi paghe con strumenti manuali stava diventando sempre più complesso.
I limiti del modello precedente
L’analisi iniziale svolta da CATA Informatica ha messo in luce criticità diffuse:
- Sistemi disomogenei per la rilevazione presenze (badge fisici, timbrature tradizionali).
- Gestione manuale di straordinari, ferie e permessi tramite fogli Excel.
- Flussi approvativi frammentati, con più attori coinvolti e processi non tracciati.
- Turnistiche differenti tra sedi, con difficoltà a garantire uniformità e conformità contrattuale (CCNL Studi Professionali).
- Integrazione assente tra timbrature e gestionale paghe (seguito da consulente esterno).
In sintesi: un sistema non scalabile, con rischi crescenti di errore, dispersione informativa e perdita di controllo sui dati.
Digitalizzazione HR: un progetto costruito attorno alle persone
La proposta di CATA Informatica è stata quella di introdurre una soluzione modulare, flessibile e pienamente integrata, in grado di accompagnare la crescita di Smart Clinic e semplificare il lavoro quotidiano di HR, coordinatori e personale sanitario.
La scelta è ricaduta sul portale TeamSystem HR all-in-one, configurato e personalizzato in ogni dettaglio per rispondere alle esigenze della struttura multisede. Il progetto ha previsto:
- App mobile per timbratura geolocalizzata, con perimetri definiti per ciascuna sede.
- Integrazione automatica con il gestionale paghe, tramite il modulo Integration Hub.
- Flussi approvativi digitali, con percorsi su misura per ferie, permessi, straordinari.
- Gestione centralizzata e conforme delle causali (es.malattia).
- Profili orari differenziati per ogni presidio, adattati a turni ed esigenze locali.
- Regole puntuali per gli straordinari, con soglie minime, tagli temporali e criteri approvativi chiari.
La configurazione ha tenuto conto sia degli aspetti normativi sia delle specificità organizzative di Smart Clinic, senza imporre modelli standard ma valorizzando le caratteristiche del cliente.
Risultati misurabili della digitalizzazione HR
A pochi mesi dall’attivazione della nuova piattaforma, i vantaggi sono già evidenti:
- Zero carta nella gestione HR: tutte le operazioni avvengono in digitale.
- Controllo puntuale sulle ore lavorate, grazie alla geolocalizzazione.
- Snellimento dei flussi verso il consulente paghe, con meno errori e tempi ridotti.
- Tracciabilità delle approvazioni, con validazioni rapide e coerenti.
- Adattabilità su scala, per ogni nuova apertura di sede.
Inoltre, il sistema offre reportistica centralizzata e un’interfaccia intuitivaper gli operatori interni, che possono gestire autonomamente le proprie richieste.
Un caso emblematico per il settore sanitario
Il caso Smart Clinic dimostra come la digitalizzazione HR possa diventare un fattore abilitante per la sanità privata, in particolare in realtà caratterizzate da:
- una presenza multisede sul territorio,
- modelli organizzativi decentralizzati,
- necessità di integrare turni, straordinari e richieste su base locale.
L’approccio adottato da CATA ha permesso di costruire una soluzione coerente con la complessità reale, in un settore dove il tempo operativo è prezioso e i margini di errore devono essere ridotti al minimo.
La collaborazione tra Smart Clinic e CATA Informatica rappresenta un esempio concreto di come tecnologia, consulenza e ascolto del cliente possano convergere per risolvere problemi strutturali e abilitare una crescita sostenibile.
Il progetto ha dimostrato che non esiste una soluzione unica per tutte le aziende, ma che con le giuste competenze è possibile modellare strumenti digitali su misura, anche nei contesti più articolati.
Con TeamSystem HR all-in-one e l’esperienza di CATA, la gestione HR di Smart Clinic è passata da una criticità a un vero asset per l’intera organizzazione.
