Se le filiere di approvvigionamento si fanno più estese e complesse, un portale fornitori può agevolare e concretamente ottimizzare la supply chain. Questo perché, come spesso accade con i processi digitalizzati, garantisce precisione, efficienza e rapidità. Inoltre, perché sfrutta un formidabile acceleratore della comunicazione: il web.
Secondo Gartner, l’80% delle transazioni in ottica B2B si svilupperà online entro il 20251. È più pratico, efficiente, conveniente, rapido, anche per le virtù implicite nella gestione digitale elencate sopra.
Un portale fornitori è lo strumento ideale per gestire queste transazioni. Offre uno spazio di operatività e condivisione dati che, se ben congegnato, snellisce notevolmente il processo di procurement. Tra l’altro perché:
- incentiva l’adozione di procedure cost-effective;
- automatizza la gestione dei processi;
- offre riscontri accurati per verificare i risultati.
In questo modo, un portale fornitori può ottimizzare l’intera supply chain. Di seguito, quattro vantaggi da conoscere per chi vuole adottare questa soluzione.
1. Spazio dedicato per il procurement
Centralizzando dati e operazioni, un portale fornitori crea uno spazio dedicato per gestire le relazioni cliente-fornitore. In questo modo tiene insieme operazioni e processi spesso sviluppati su strumenti diversi: si pensi a quante e-mail o telefonate si fa ricorso di solito nel definire prezzi e condizioni di una fornitura.
In un portale fornitori tutte le informazioni sono invece accessibili da un unico spazio, in cui operare secondo criteri ben definiti. Migliora così la velocità delle operazioni, la trasparenza della filiera e, se il portale è adeguatamente integrato nel sistema aziendale, il data flow lungo la supply chain.
2. Automazione dei processi
Un accordo di fornitura si conclude dopo diverse interazioni, molte delle quali hanno coefficiente alto di ripetitività e basso di complessità. Il recupero o l’inserimento dei prezzari, il controllo dei requisiti contrattuali, la definizione di preventivi o riordini: questi e altri compiti possono essere agevolmente standardizzati ma, quando non lo sono, portano via tempo ed energie preziose.
Un portale fornitori digitalizza e automatizza molte di queste operazioni, e così permette di gestire meglio il processo di procure-to-pay. Ancora, offre un modello operativo bidirezionale e asincrono, in cui tanto l’acquirente quanto il fornitore lavorano con più efficienza. Infine, abilita flussi di lavoro più efficienti, e così ottimizza ulteriormente la gestione del ciclo passivo.
3. Sicurezza delle transazioni
Un portale fornitori si sviluppa all’interno di un perimetro ben presidiato e, in questo modo, evita molti rischi che si corrono quando invece l’approvvigionamento viene condotto su canali meno affidabili.
Anche in ambito B2B ci sono oggi più opportunità per acquistare online a prezzi molto inferiori alla media, ma anche maggiori rischi di essere truffati o esporre in altro modo la propria azienda.
Da questo punto di vista, allora, un portale fornitori offre criteri più stringenti di accesso con il sistema dei permessi e delle autorizzazioni. Non solo: può snellire tutta la fase di onboarding selezionando i nuovi vendor in base al rispetto di determinate precondizioni.
4. Integrazione gestionale
Se il portale fornitori comunica efficacemente con il sistema gestionale aziendale, migliora il flusso dei dati, la rapidità delle operazioni e l’agilità della supply chain.
La pianificazione di spedizioni e consegne, il calcolo dei tempi di un ciclo di produzione in base alle disponibilità, la selezione automatica del supplier più adatto a consegnare materiali aventi determinati requisiti. Questi sono solo alcuni vantaggi che si ottengono con una efficace integrazione gestionale.
La supply chain moderna è un sistema moderno e complesso, uno spazio in cui operano su più livelli attori diversi. Coordinare tutti gli anelli della catena in un sistema centralizzato è possibile, e un portale fornitori può contribuire a farlo proprio in un ambito delicato come il procurement.
Scegliere il giusto portale fornitori
Se questi sono i vantaggi di un vendor portal, ci sono anche alcune condizioni da rispettare per beneficiarne. Da questo punto di vista, non conforta il dato citato da SourceDay secondo il quale il 60% dei suppliers oggi deve interfacciarsi con più di 10 portali differenti2.
La proliferazione dei portali fornitore è un rischio, che si può comunque minimizzare usando strumenti adeguati. Un portale deve, tra le altre cose, essere pratico da usare, flessibile, rapidamente accessibile, ben organizzato per tracciare tutte le transazioni. Questi sono requisiti fondamentali di un buon software per un portale fornitori.
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Uno strumento che può sicuramente velocizzare ed efficientare tutta la fase di procurement e, in questo modo, arrivare anche a ottimizzare la supply chain delle aziende.
1 Fonte: Gartner
2 Fonte: SourceDay
