In un sistema gestionale, sicurezza ed efficienza dovrebbero andare di pari passo. Se infatti è importante fare attenzione alla cyber security e alle policies di gestione dei dati, dall’altro occorre evitare che procedure troppo macchinose rallentino la normale operatività dell’azienda.
Per trovare questo equilibrio, la formazione riveste un ruolo fondamentale: utenti consapevoli e tecnici preparati riducono i rischi informatici e i tempi di reazione in caso di attacco. Educare alla cyber security e, in particolare, ai rischi di un uso poco accorto degli strumenti del lavoro quotidiano aiuta anche a semplificare le procedure e, appunto, preservare l’efficienza operativa.
Rientra in questo discorso la necessità di controllo dell’ERP e del suo corretto utilizzo. Un software gestionale di questo tipo, infatti, custodisce dati vitali per l’azienda, e al tempo stesso la supporta nelle attività ordinarie e straordinarie. La formazione su misura allora serve ad assicurare un accesso ordinato al software e alle sue funzionalità.
D’altra parte, per garantire la sicurezza anche il sistema gestionale dovrebbe metterci del suo, per così dire. Cioè rispettare gli standard in tema di cyber security ma soprattutto offrire una esperienza utente chiara, assistenza e supporto tecnico per evitare utilizzi impropri o poco accorti. Perché un ERP difficile da usare non complica soltanto il lavoro quotidiano: rende anche più frequenti le imprecisioni e quegli errori umani che, secondo le statistiche, sono all’origine del 95% dei data breaches sui sistemi informatici.
Gestionale e sicurezza: 4 punti chiave della formazione
Disattenzione e utilizzo poco accorto dei software gestionali sono in effetti ancora la vulnerabilità principale dei sistemi aziendali. Una formazione su misura in tema di cyber security può fare molto per prevenire questi rischi, e dovrebbe affrontare almeno i seguenti punti chiave.
- Accessi. Anche se è il tema forse più presidiato della sicurezza in ufficio, la gestione del log in continua ad essere un problema. Sistemi di autenticazione forte e altre procedure possono limitare i danni, ma certo serve anche un’educazione alla scelta delle giuste password, al loro aggiornamento periodico, ai rischi della condivisione delle proprie credenziali, così da limitare identity theft e intrusioni fraudolente.
- Mobilità. Se le previsioni vedono una crescita esponenziale degli ERP in cloud, con tassi di crescita annuale del 17,10%, occorre fare ancora più attenzione agli accessi in mobilità al gestionale. Un ERP in cloud, è vero, agevola il lavoro. L’operatività cross-device che ne segue, però, rende più facile ai malintenzionati attaccare endpoints meno protetti. Anche in questo caso una formazione su misura può almeno educare all’utilizzo responsabile di device diversi da quelli “ufficiali” dell’azienda.
- Aggiornamento. Può essere un obiettivo dell’azione formativa come anche un compito da demandare al dipartimento IT. Compito che, nel caso si utilizzi un ERP in modalità SaaS può essere agevolmente delegato al provider del servizio. In ogni caso la consapevolezza dei nuovi rischi come pure la conoscenza di buone pratiche in tema di cyber security è un ottimo tema di formazione.
- Vigilanza. Per evitare guai irreparabili a un sistema gestionale è fondamentale che i rischi vengano identificati tempestivamente e così affrontati. Un obiettivo dell’azione formativa è quindi quello a riconoscere le “red flags” e quindi attivarsi subito nel caso in cui si individui un’anomalia o una possibile minaccia. Così, sarà più facile attuare il piano di risposta previsto in casi del genere e contenere i danni.
UX e assistenza: altri strumenti di sicurezza del gestionale
La cyber security, del resto, non dovrebbe essere l’unico tema da trattare per una formazione su misura. Se, infatti, l’obiettivo dovrebbe essere coniugare efficienza gestionale e sicurezza, è il caso di fare training anche sulle funzionalità e le possibilità operative degli strumenti di lavoro. Quindi guidare alla scoperta dell’ERP, delle sue funzioni, delle operazioni e delle scorciatoie di accesso, degli applicativi e delle utilities collegate.
Un ERP come TeamSystem Enterprise è qui un buon esempio di sistema gestionale che implementa la sicurezza anche favorendo un utilizzo corretto delle sue funzionalità.
L’applicativo è stato infatti realizzato con un occhio di riguardo ai temi dell’usabilità e della (buona) user experience. Offre per questo una interfaccia semplice ma estremamente agile da navigare, e il supporto costante di un assistente virtuale. Più di un semplice chatbot, l’assistente guida l’utente nell’utilizzo del programma e, grazie al machine learning, apprende dal suo comportamento. Può così risolvere in tempi rapidi eventuali incertezze e così limitare l’incidenza di manovre poco accorte e potenzialmente rischiose per la sicurezza del sistema.
Anche una buona UX, insomma, aiuta a lavorare su un gestionale con maggiore sicurezza, mentre interventi formativi su misura possono elevare ulteriormente le difese dalle minacce informatiche. Educando all’utilizzo consapevole degli strumenti a disposizione, alla conoscenza dei rischi informatici e all’attuazione di semplici operazioni per limitare i danni in caso di attacco, si riesce così a coniugare sicurezza ed efficienza.
Se TeamSystem Enterprise facilita le cose fornendo elevati standard di cyber security CATA Informatica, come suo partner certificato, può renderle ancora più semplici. Sia in fase di implementazione dell’ERP, sia in seguito può infatti approntare interventi formativi su misura per guidare l’azienda al dispiegamento in tutta sicurezza delle potenzialità dell’applicativo.
