Quanto (e come) si combinano ERP e gestione documentale? Molto, e in modi diversi: l’efficienza di un ERP si misura in effetti anche nella sua capacità di “leggere” e coordinare i contenuti necessari al completamento delle varie attività aziendali.
Molti sistemi di Enterprise Resource Planning moderni, così, includono funzionalità e moduli appositi per coordinare meglio il document management. TeamSystem Enterprise è tra questi, e include nei suoi componenti core un sistema di DMS molto efficiente. Un modulo in grado, appunto, di migliorare l’accesso e il trattamento delle più disparate tipologie di file, integrandone più compiutamente i contenuti nei flussi di lavoro.
Un sistema del genere offre vantaggi sostanziali all’azienda. Quelli di seguito sono, a nostro parere, 5 tra i più evidenti in tema di integrazione tra ERP e gestione documentale.
ERP e software gestione documentale: 5 buoni motivi per integrarli
1. Precisione
Un sistema di gestione documentale integrato nei workflow controllati da ERP, come accade in TeamSystem Enterprise, incrementa l’accuratezza nel file management. In particolare, rende molto meno frequenti errori comuni quando si maneggiano file diversi, in più persone e da applicativi differenti. Fatture, certificazioni, preventivi e innumerevoli altre tipologie di documento, da utilizzare nel corso di una procedura o da archiviare nei repository aziendali.
Integrando le funzioni di DMS con quelle di ERP, TeamSystem Enterprise elimina le criticità più comuni in questi frangenti: documenti in formato non compatibile, vulnerabilità in tema di sicurezza e privacy, data losses e altro ancora. Problemi che sorgono, per esempio, quando occorre scansionare file cartacei o la trasmissione dei dati si svolge su più mezzi (per esempio via mail o comunicazione telefonica).
2. Rapidità
L’integrazione ERP – gestione documentale velocizza l’accesso ai (e l’utilizzo dei) documenti. Un vantaggio notevole se si considera che diversi iter apparentemente banali come quelli di approvazione o consenso possono richiedere parecchio tempo per essere completati.
Due statistiche sconcertanti riportate in un post di Finances Online segnalano, per esempio, che:
- il 50% del tempo degli impiegati di concetto viene speso nella preparazione di pratiche e documenti,
- per il 45% delle aziende il completamento dell’iter di sottoscrizione di un contratto può richiedere anche una settimana.
Con l’integrazione di sistemi di e-signature certificati in un sistema unitario come TeamSystem Enterprise, si possono migliorare notevolmente queste tempistiche, senza fare compromessi su sicurezza e affidabilità.
3. Semplificazione
Precisione e rapidità si accompagnano a una sostanziale semplificazione di molti processi aziendali. Integrando un sistema di gestione documentale a un ERP, si ottengono workflow standard e ad elevato potenziale di automazione. Inoltre, si ottiene un controllo end-to-end su operazioni come l’acquisto di materiali, la sottoscrizione di accordi commerciali e molte procedure amministrative.
Un sistema di gestione centralizzato come TeamSystem Enterprise agevola questi risultati facilitando l’accesso e la condivisione sicura di dati e informazioni da tutte le aree aziendali. Abilita così data flow più agili e permette il lavoro sincrono senza creare confusione, grazie alle funzionalità di versioning dei documenti condivisi.
4. Visibilità
Una migliore integrazione tra software di gestione documentale ed ERP, anzi l’inglobamento diretto del primo nel secondo come nel caso di TeamSystem Enterprise, naturalmente aumenta anche la visibilità sui processi aziendali. Se creazione, modifica e conservazione dei documenti sono gestiti su una sola piattaforma, migliorano le possibilità di accesso, e in parallelo diminuiscono i rischi di creare silos di dati.
L’accesso in un sistema come Enterprise è chiaramente regolato in funzione di ruoli e altre credenziali, ma resta comunque più semplice e permette anche una migliore condivisione con elementi terzi. Le procedure di comunicazione a clienti e fornitori di informazioni chiave, o quelle per la trasmissione di comunicazioni e documenti direttamente per via telematica si svolgono così in maniera più trasparente, sempre mantenendo elevati standard di sicurezza e controllo.
5. Risparmio
L’integrazione tra ERP e gestione documentale favorisce un risparmio significativo tanto sui costi indiretti quanto su quelli diretti.
Nel primo caso, diminuiscono i tempi e le ore lavoro necessari alla creazione, modifica e condivisione di determinati documenti. A questi benefici per la cost-effectiveness si associa il taglio di costi diretti come quelli relativi alla gestione cartacea.
A questo proposito, uno studio di qualche anno fa riportava dati inquietanti relativi ai costi medi di alcune pratiche:
- circa 20 dollari per archiviare un file cartaceo;
- fino a 120 dollari per la ricerca di un file cartaceo non correttamente indicizzato;
- una media di 220 dollari per riprodurre un file cartaceo perso.
Un sistema di gestione documentale compiutamente integrato nell’infrastruttura aziendale abbatte questi costi, al tempo stesso creando workflow completamente digitali, a norma di legge e in piena sicurezza. Pone così le promesse per il paperless office, nel quale non è più necessario stampare documenti solo per farli firmare o archiviarli, e dove invece i flussi documentali sono interamente gestiti in digitale.
