Gestire le note spese dei dipendenti rappresenta un’attività spesso lunga e a basso valore per il business: nelle imprese di dimensioni più contenute occupa il tempo prezioso dei pochi addetti all’amministrazione e nelle organizzazioni più grandi richiede uno sforzo di risorse non indifferente perché la quantità di documenti da verificare, validare e processare può essere particolarmente elevata.
Anche per i dipendenti stessi, gestire le note spese è una procedura poco funzionale: devono ricordarsi di tenere le ricevute cartacee di ogni spesa effettuata e conservarle in maniera che siano chiaramente leggibili in fase di verifica. Oggi però le cose sono cambiate: grazie al paradigma digitale anche questa procedura può essere semplificata e automatizzata a tutto vantaggio sia dell’azienda che dei dipendenti.
Perché conviene gestire le note spese con una soluzione in cloud
La digitalizzazione dei processi ha portato una ventata di efficienza all’interno di qualsiasi organizzazione: via via che gli uffici diventano sempre più paperless e il digital workspace prende piede, la gestione documentale diventa più snella, sicura e funzionale. In particolare, implementando una soluzione in cloudsi ottiene un unico punto d’accesso a tutti i dati aziendali. In questo modo, anche tutte le informazioni di carattere amministrativo relative a ogni singolo dipendente possono facilmente essere consultate e aggiornate in pochi click: categorizzare e gestire la nota spese diventa così un’operazione più semplice, effettuabile persino da remoto e in mobilità. Tutti gli utenti coinvolti, infatti, possono accedere ai dati in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo abilitato: i dipendenti, per esempio, possono gestire le note spese caricando le ricevute e allegando eventuali giustificativi direttamente nel cloud, anche mentre si trovano in trasferta (scattando semplicemente una foto al documento con il proprio smartphone). I responsabili, dal canto loro, possono monitorare in tempo reale tutti i processi, analizzando e condividendo i dati con i vari utenti abilitati e approvando la documentazione in maniera agile e comoda. Gestire le note spese in questo modo, è evidente, offre vantaggi immediati: l’elaborazione della pratica è più veloce, il controllo sulle spese migliora e tutto il processo non è soggetto a errori di compilazione.
Gestire le note spese con C.A.T.A. Informatica e TeamSystem HR è ancora più semplice
Centralizzare le informazioni è il requisito chiave per migliorare concretamente la collaborazione tra i reparti coinvolti: le pratiche legate alla gestione operativa ed economica delle Risorse Umane richiedono, infatti, una comunicazione costante e trasparente con l’amministrazione. In questo scenario, l’asso nella manica dei responsabili aziendali è TeamSystem HR, software All-in-One che integra tutti gli strumenti per la governance delle Risorse Umane in un’unica piattaforma cloud facile da utilizzare, sicura e disponibile anche su app mobile. Grazie a strumenti di analisi e reportistica trasversali, questa soluzione automatizza tutti i processi HR aumentando come mai prima d’ora il livello di efficacia operativa. In particolare, la soluzione presenta un modulo dedicato alla rendicontazione delle spese sostenute dal personale con funzionalità che consentono di gestire la nota spese in maniera di gran lunga più intelligente. Con TeamSystem HR Note Spese, per esempio, è possibile ipotizzare la spesa relativa a richieste di missioni, impostare policy specifiche con cui bloccare o segnalare eventuali richieste di rimborso pervenute fuori tempo massimo, calcolare automaticamente l’indennità di trasferta, automatizzare il cambio valuta, effettuare il controllo incrociato tra diritto al ticket e richieste di rimborso pasti, importare il flusso da carte di credito, oltre ovviamente allegare immagini dei giustificativi cartacei. Ma non è tutto. Per implementare in maniera ottimale questo strumento e ottimizzare ulteriormente il modo di gestire la nota spese, il segreto è affidarsi a un partner esperto e autorevole. In quest’ottica, C.A.T.A. Informatica si pone come uno degli interlocutori più affidabili a cui fare riferimento: system integrator certificato da TeamSystem, forte di oltre trent’anni d’esperienza, è in grado di garantire un’implementazione personalizzata, rapida e sicura dei sistemi gestionali grazie a un metodo perfezionato, best practice consolidate e un aggiornamento costante.
